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Ejemplo práctico de gasto en infraestructura con recursos SEP

Ejemplo práctico de gasto en infraestructura con recursos SEP

por | Jun 27, 2018 | PME, Rendición de cuentas, Subvenciones

Para este ejemplo utilizaremos los campos enunciados en el formulario intervenible del PME 2018, suponiendo que el objetivo estratégico, meta estratégica y estrategias ya están listas, pero antes dejaremos unos links a las fuentes legales en que nos basamos y algunas justificaciones de nuestro ejemplo:

  1. Dictamen N°41 de la Superintendencia de Educación (Ver aquí): este dictamen analiza la procedencia de bonificaciones y asignaciones a docentes y asistentes de la educación con recursos SEP y sobre la posibilidad de construir o mejorar infraestructura, adquirir equipamiento y mobiliario con la subvención preferencial.  En relación a esto último sostiene que (haga click en la imagen para leer idea central):

  1. DFL 2 de 2009 (ver aquí)
  2. Decreto 47 de 1992 (ver aquí)
  3. Decreto 548 del 2012 (ver aquí)
  4. Orientaciones PME 2018 (ver aquí)

En función de las citadas fuentes preparamos el siguiente ejemplo, sabiendo que la parte del diseño de la acción es tan solo una de los distintos pasos que se deben ejecutar, por ejemplo aquí les dejamos un desafío ¿En qué cuenta del plan autorizado por la superintendencia imputarían los gastos derivados de la acción que les proponemos a continuación?:

-Dimensión: Gestión de Recursos

-Sub-dimensión focalizada: Gestión de los recursos educativos

-Nombre de la Acción: Mejoramiento de la infraestructura, el equipamiento y mobiliario del establecimiento.

-Descripción de la Acción: Mejorar las condiciones físicas y materiales en las que se desarrollan los procesos de enseñanza-aprendizaje, brindando comodidad y seguridad a los miembros de la comunidad educativa.

-Fecha Inicio: 01/01/2018

-Fecha Término: 31/12/2018

-Responsable: Sostenedor

-Recursos para la implementación de la acción: construcción de muro de escalada, mejoramiento del aislamiento térmico y condiciones de climatización de las salas de clase en función de la normativa atingente, mobiliario escolar para salas y espacios educativos, mobiliario para equipo directivo y docentes, construcción y equipamiento de sala multimedia.

-Programa: SEP

-Planes: Ninguno

-Medios de verificación: 1) contratos de obra, 2) Actas de recepción de obras de construcción y/o mantención de infraestructura, 3) Permisos municipales.

-Financiamiento: Ley SEP $150.000.000

Nota: tiene dos formas para integrar este ejemplo a su PME, la primera de ellas es durante la fase de planificación anual que vence el 17/07/2018, en tanto que la segunda opción es agregarla durante el periodo de implementación entre el 18/07/2018 y el 31/12/2018.

¿Por qué utilizamos la subdimensión focalizada de «gestión de los recursos educativos»?. Primero porque desde nuestra lógica y desde la definición de la subdimensión es la que más se adapta al contenido de la acción, y segundo por lo indicado en el dictamen 41, cuando puntualiza que en el artículo 8, numeral 4 de la Ley 20.248 se hace referencia a los elementos físicos y/o materiales necesarios para ejecutar las acciones de mejoramiento educativo (esto lo ocupan para entregar una justificación por este cambio de criterio que ha tenido la superintendencia, no debemos olvidar que hasta antes del dictamen 41 no se podía invertir los recursos SEP en infraestructura).

¿Por qué la descripción de la acción? si bien técnicamente podría ser mejor, nos centramos básicamente en establecer que la acción se trata de intervenciones (construcción, mantención, adquisición) que van más allá del mínimo exigido para obtener el reconocimiento oficial, que es la condición necesaria para que se pueda financiar con SEP en vez de subvención general.

¿Por qué los recursos para la ejecución de la acción? porque necesitamos reflejar todo lo que haremos, no es necesario generar una acción para cada intervención o mejora que deseemos realizar, en este caso hicimos una acción bajo la cual se justificaran varias obras y/o adquisiciones.

¿Por qué los medios de verificación? porque son los mínimos necesarios según el instructivo de control y respaldo de gastos publicado por la superintendencia de educación. No incluímos facturas ni fotografías porque estas siempre son necesarias, y las primeras serán requeridas a todo evento en una posible fiscalización, es mejor centrarse en los verificadores que nos ayudarán a que el gasto sea aceptado.

¿Por qué a las mejoras le pusimos sólo financiamiento SEP? porque el ejemplo se trata del uso de los recursos SEP, pero en la práctica usted podría indicar más de una fuente de financiamiento.

¿Por que las fechas de inicio y termino? lo recomendamos así para que todo contrato, factura y pago que se ejecute en el marco de la acción este dentro de plazo y no fuera de el, se sabe de algunos problemas en las fiscalizaciones con respecto a ejecuciones fuera de plazo, y es mejor evitar, y además nada prohíbe que sea de la forma en que lo indicamos.

¿Por qué el monto? es sólo una estimación, nosotros de todas maneras recomendamos que el equipo directivo se pregunte qué productos y servicios necesitaremos para implementar la acción antes de indicar un monto cualquiera, de esta forma se evita tener que modificar mucho el PME en la fase de implementación.

Como pueden notar los aspectos de los cuales preocuparse son múltiples, y variados, desde cuestiones metodológicas, normativas, estratégicas y financieras, y aún así con riesgo de que me puedan rechazar el gasto si es que el fiscalizador considera que este corresponde al «normal funcionamiento de la escuela» o  a la infraestructura o equipamiento «mínimo» necesario para obtener el reconocimiento oficial.

Finalmente y para lograr sortear con éxito todas estas exigencias recomendamos a todo sostenedor, sobre todo aquel que tiene una o dos escuelas que utilice nuestra aplicación SoftPME, ya que esta ha sido elaborada específicamente para dar cumplimiento a la normativa educacional, para dar tranquilidad y seguridad al sostenedor respecto del uso de los recursos, y así evitar multas, sanciones o devoluciones de recursos. Recuerden que SoftPME es un sistema inteligente de gestión de acciones de mejora, subvenciones escolares y rendiciones de cuenta.

No olvide comentar, ya sea este de acuerdo o no con nuestro ejemplo, de este modo construimos comunidad y sus opiniones pueden ayudar a otros equipos directivos.

¿Cómo respaldar los gastos SEP?

¿Cómo respaldar los gastos SEP?

por | Jun 15, 2018 | PME

Debemos ver dos cosas, primero los requisitos «normativos» y luego como se relacionan estos requisitos, esto último lo exponemos con una imagen. comencemos:

  1. Lo primero y más obvio es que deben estar contenidos en el PME
  2. Lo segundo es que cumplan con un fin educativo según lo previsto en decreto supremo N°582
  3. Lo tercero es que el gasto SEP o de la subvención que se trate este permitido en el plan de cuentas que publica la Superitendencia de educación (ver plan de cuentas actual) Nota Importante: Si se fijan bien el plan de cuentas vigente publicado en febrero de 2018 establece que la SEP no permite gastos de construcción y mejoramiento de infraestructura, pero ya les comentamos que el dictamen 41 de enero de 2018 si lo permite, entonces ¿Por qué el plan de cuentas vigente no lo refleja sobre todo cuando el dictamen tiene fecha anterior a la publicación del manual de cuentas para la rendición de recursos 2017?, una contradicción o inconsistencia interesante, pero sigamos con lo nuestro.
  4. En cuarto lugar debemos considerar el instructivo de control y respaldo de gastos «vigente» porque existen distintas versiones (ver aquí)
  5. Y por si fuera poco ahora también se debe considerar el manual de cuentas por libro «vigente» porque también cambia (ver aquí)

¿Pero cómo se relaciona toda esta información? 

Lo primero antes de mostrar las relaciones debemos informar que nuestra aplicación hace esto por ustedes, y si en algo son mejores los algoritmos que los humanos es en la ejecución de miles de tareas repetitivas por segundo (Vea nuestra app SoftPME aquí).

Ahora, en la siguiente imagen tomamos un ejemplo para graficar las relaciones entre los documentos, para que puedan notar de manera práctica que una simple inversión en una ATE, en un docente, asistente de la educación o una salida pedagógica pueden resultar en un dolor de cabeza. En este ejemplo se habla de implementos de laboratorio (clic en la imagen para agrandar)

En la imagen el N°1 es lo indicado en el instructivo de control y respaldo de gastos, el N° 2 (que tiene dos componentes) es lo dispuesto en el manual de cuentas vigente, y el N°3 es lo dispuesto en el manual de cuentas por libro.

Nota: hemos omitido la imagen de la formulación de la acción de mejora que justifica el gasto en los implementos de laboratorio porque asumimos que eso ya todos lo saben bien.

Finalmente destacar que nuestro sistema SoftPME justamente lo que hace es relacionar la acción de mejora, con la subvención y cuidar todos los aspectos señalados, es decir, que el gasto este permitido por la subvención, que el documento que registro este permitido por la cuenta donde se imputa el gasto, y luego pase al libro correspondiente para la rendición (libro de compras u honorarios en este caso). Y lo mejor de todo es que cuando le indicamos al sistema una glosa del gasto como por ejemplo «Adquisición de mobiliario escolar» el sistema nos indica en cual cuenta debe ser registrado el gasto. Es por ello que los invitamos a conocer SoftPME y así cumplir con el Mineduc y la Superintendencia de educación de una sola vez.

 

Orientaciones PME 2018

por | Jun 6, 2018 | PME

PME-2018-Orientaciones-27-feb

Estimados usuarios de SoftPME y sostenedores en general en el siguiente link pueden ver o descargar las orientaciones para el PME 2018. Al respecto es importante que consideren que deben complementar la información que entrega el Mineduc con la información de la Superintendencia de Educación. Sólo a modo de ejemplo estas orientaciones PME 2018 no les indican que este año se habilitó la construcción y mejoramiento de infraestructura con recursos SEP, entre otras cosas.

Descargar PME-2018-Orientaciones-27-feb

 

¿Se puede mejorar infraestructura con recursos SEP?

por | Jun 5, 2018 | PME

El actual plan de cuentas de la Superintendencia de Educación, que indica lo que se puede y no se puede hacer con cada subvención escolar no permite cargar gastos a la cuenta de Mejoramiento de Infraestructura, es decir, no estaría permitido hasta el año 2017 este tipo de gastos con Ley SEP. Pero todo cambio en enero de 2018, ¿Por qué? no la sabemos, quizás algún sostenedor importante puso en aprietos a la S.I.E., o simplemente en dicha institución se dieron cuenta que las condiciones materiales en las que se desarrolla la actividad académica influyen en el proceso de enseñanza-aprendizaje.

Muchos sostenedores desde el año 2008 han visto como sistemáticamente se les observaban y rechazaban gastos de construcción y/o mejoramiento de infraestructura con cargo a los recursos SEP, y fueron obligados a restituir dichos recursos, y multados por dicho despropósito.

Pero para nuestra sorpresa en el dictámen N°41 del 19 de enero de 2018 todo gasto que contribuya al mejoramiento educativo es permitido por la Ley SEP, incluso los gastos en construcción y mejoramiento de infraestructura. El dictamen también habla del mobiliario, pero este tema ya lo hemos abordado antes.

Sólo nos resta resolver una duda para nosotros y nuestros clientes, ¿Cuándo se publicará el plan de cuentas que permite usar la SEP en la cuenta 411600 de «Construcción y Mantención de Infraestructura» y sus respectivas sub-cuentas? de todos modos estaremos atentos para ayudar a los sostenedores que en el pasado se les han rechazado gastos por este concepto y para actualizar nuestra aplicación SoftPME a estas nuevas disposiciones.

Ver Dictámen-N°-0041-2018

¿Es posible contratar transporte escolar con Ley SEP?

por | Jun 4, 2018 | PME

En términos simples se puede establecer lo siguiente:

  1. Es posible contratar transporte escolar para eventos educativos o culturales con cargo a la Ley SEP, siempre que estén contemplados en una acción de mejoramiento. Por lo general los encargados de elaborar el PME crean una acción llamada «Salidas pedagógicas», no obstante también pueden financiar con SEP el transporte que se utilizará para asistir a un campeonato deportivo, a un concierto, a una obra de teatro etc. No se debe olvidar que en vez de contratar sólo el transporte escolar, es posible ocupar la cuenta de «Eventos educativos y culturales» y contratar un servicio todo incluido.
  2. Es posible contratar transporte escolar permanente con dineros de la ley SEP sólo si se cumple lo preceptuado en los dictámenes 22 y 42 de la Superintendencia de Educación (Dictamen-N° 42-2018 S.I.E..)