¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP:

El dictamen 47 del año 2018 de la superintendencia de educación establece que los sistemas informáticos que se pueden adquirir o arrendar con recursos SEP deben servir para el mejoramiento educativo, en los ámbitos que el propio dictamen especifica.

Un análisis del dictámen puede verlo aquí :

https://aiged.cl/2018/11/22/uso-de-recursos-de-la-ley-sep-en-productos-y-servicios-tecnologicos/

No hay dudas que la respuesta en este caso es que no se puede adquirir o arrendar Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP.

Esto porque el gasto debe ser financiado con la subvención general ya que no está orientado al mejoramiento educativo.

La relevancia de este tema radica en que muchos sostenedores contratan sistemas de rendición de cuentas porque alguien les dijo que si lo pueden pagar por SEP.

Este es un error técnico que puede implicar el rechazo del gasto. Decimos “puede” porque eso se define en fiscalización, si la escuela no es fiscalizada pasará sin observación.

En otros casos contratan el servicio de rendición de cuentas e incluso la contabilidad con recursos SEP, lo que es un error porque el gasto sigue siendo de propósito general, no relacionado al mejoramiento educativo.

Alternativa

¿Un sistema integral o un servicio que vaya desde la gestión del PME, el PEI, hacia las rendiciones de cuentas y el control financiero, vinculando estos aspectos, se podría financiar con SEP?

En este caso es distinto, este tipo de sistema si se puede contratar por SEP.

El dictamen 47 establece que los sistemas que sirvan al PEI, al PME, y por ende al mejoramiento educativo manera directa o auxiliar pueden ser contratados con recursos SEP

Lo más importante es diseñar una acción en el PME que refleje la relación de este gasto con el mejoramiento educativo o sus procesos vinculados.

Un gasto en software de estas características debe ir imputado a la cuenta 410604 de recursos audiovisuales y software educativo.

Fuente recomendada: https://www.supereduc.cl/contenidos-de-interes/uso-de-recursos-sep-para-software-hardware-y-servicios-tecnologicos/

Bonus track:

Si en su PME 2019 hay alguna acción con los títulos:

“Plataforma de rendición de cuentas”, “Servicio de Contabilidad”, “Software de remuneraciones”, “Software de contabilidad”

O cualquiera similar debe saber que los gastos relacionados a esa acción, tienen una alta probabilidad de ser rechazados.

Recuerde que estas acciones puede modificarlas o crear una nueva durante el período de implementación.

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil?

Para responder al cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil, de todas las subvenciones escolares, SEP, Mantenimiento, Pro-retención, General, PIE, siga los pasos:

Proceso Resumido:

  1. Descargar mensualmente la información del Libro de Compras y Honorarios del SII.
  2. Copiar los datos en las planillas oficiales de gastos y honorarios
  3. Categorizar la información anterior por cuenta y subvención
  4. Asegurarse que aquellos gastos categorizados en SEP estén en el PME, ver también ¿Cómo Validar los Gastos SEP 2019?
  5. Juntar las boletas manuales y electrónicas por mes, sumarlas y rendirlas como caja chica.
  6. En el caso de las remuneraciones haga una lista de haberes y descuentos, siga el ejemplo:

rendir cuentas 2019 rápido y fácil

rendir cuentas 2019 rápido y fácil remuneraciones

Consideraciones:

en este caso el artículo de cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil quiere entregar un método para escuelas que no llevan un control pormenorizado de sus movimientos financieros y que se ven complicados al momento de rendir cuentas.

De allí una escuela que lleve un control en un sistema especializado, con su contador o con sus propias planillas pueda no serle útil esta información.

No obstante, cualquier establecimiento que necesite orientación en relación a este tema puede consultar gratuitamente agendando una videollamada en Demostración Guiada.

Es importante destacar que estas videollamadas no son de ventas sino realmente para orientar en la necesidad que tiene la escuela.

Lo anterior puede resultar importante debido a que rendir cuentas 2019 rápido y fácil puede lograrlo siguiendo estos consejos, o solicitando nuestra orientación gratuita, y también si quiere ahorrarse este trabajo contratando SoftPME en su plan avanzado.

Material de apoyo oficial en: https://ptf.supereduc.cl/procesos-declarativos/rendicion-de-cuentas/rendicion-de-cuentas-material-de-apoyo-tutoriales/

Bonus track:

¿Cómo saber si registró todos los gatos que la escuela hizo durante el año para poder acreditar saldos correctamente?

En el método descrito en este artículo de cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil debe notar que se está usando información oficial del SII, complementada por sus gastos menores o de caja chica, por ende existe poco margen para el error.

En este sentido si realiza lo siguiente puede tener una medida:

  1. Sume los egresos del año de sus cuentas bancarias
  2. Reste los egresos que se ejecutaron en el año en curso pero vienen de compromisos del año anterior
  3. El resultado comparelo con el total que está rindiendo
  4. Si el monto que está rindiendo es menor, le faltan gastos que agregar en su rendición de cuentas
Ejemplo práctico de gasto en infraestructura con recursos SEP

Ejemplo práctico de gasto en infraestructura con recursos SEP

Para este ejemplo utilizaremos los campos enunciados en el formulario intervenible del PME 2018, suponiendo que el objetivo estratégico, meta estratégica y estrategias ya están listas, pero antes dejaremos unos links a las fuentes legales en que nos basamos y algunas justificaciones de nuestro ejemplo:

  1. Dictamen N°41 de la Superintendencia de Educación (Ver aquí): este dictamen analiza la procedencia de bonificaciones y asignaciones a docentes y asistentes de la educación con recursos SEP y sobre la posibilidad de construir o mejorar infraestructura, adquirir equipamiento y mobiliario con la subvención preferencial.  En relación a esto último sostiene que (haga click en la imagen para leer idea central):

  1. DFL 2 de 2009 (ver aquí)
  2. Decreto 47 de 1992 (ver aquí)
  3. Decreto 548 del 2012 (ver aquí)
  4. Orientaciones PME 2018 (ver aquí)

En función de las citadas fuentes preparamos el siguiente ejemplo, sabiendo que la parte del diseño de la acción es tan solo una de los distintos pasos que se deben ejecutar, por ejemplo aquí les dejamos un desafío ¿En qué cuenta del plan autorizado por la superintendencia imputarían los gastos derivados de la acción que les proponemos a continuación?:

-Dimensión: Gestión de Recursos

-Sub-dimensión focalizada: Gestión de los recursos educativos

-Nombre de la Acción: Mejoramiento de la infraestructura, el equipamiento y mobiliario del establecimiento.

-Descripción de la Acción: Mejorar las condiciones físicas y materiales en las que se desarrollan los procesos de enseñanza-aprendizaje, brindando comodidad y seguridad a los miembros de la comunidad educativa.

-Fecha Inicio: 01/01/2018

-Fecha Término: 31/12/2018

-Responsable: Sostenedor

-Recursos para la implementación de la acción: construcción de muro de escalada, mejoramiento del aislamiento térmico y condiciones de climatización de las salas de clase en función de la normativa atingente, mobiliario escolar para salas y espacios educativos, mobiliario para equipo directivo y docentes, construcción y equipamiento de sala multimedia.

-Programa: SEP

-Planes: Ninguno

-Medios de verificación: 1) contratos de obra, 2) Actas de recepción de obras de construcción y/o mantención de infraestructura, 3) Permisos municipales.

-Financiamiento: Ley SEP $150.000.000

Nota: tiene dos formas para integrar este ejemplo a su PME, la primera de ellas es durante la fase de planificación anual que vence el 17/07/2018, en tanto que la segunda opción es agregarla durante el periodo de implementación entre el 18/07/2018 y el 31/12/2018.


¿Por qué utilizamos la subdimensión focalizada de “gestión de los recursos educativos”?. Primero porque desde nuestra lógica y desde la definición de la subdimensión es la que más se adapta al contenido de la acción, y segundo por lo indicado en el dictamen 41, cuando puntualiza que en el artículo 8, numeral 4 de la Ley 20.248 se hace referencia a los elementos físicos y/o materiales necesarios para ejecutar las acciones de mejoramiento educativo (esto lo ocupan para entregar una justificación por este cambio de criterio que ha tenido la superintendencia, no debemos olvidar que hasta antes del dictamen 41 no se podía invertir los recursos SEP en infraestructura).

¿Por qué la descripción de la acción? si bien técnicamente podría ser mejor, nos centramos básicamente en establecer que la acción se trata de intervenciones (construcción, mantención, adquisición) que van más allá del mínimo exigido para obtener el reconocimiento oficial, que es la condición necesaria para que se pueda financiar con SEP en vez de subvención general.

¿Por qué los recursos para la ejecución de la acción? porque necesitamos reflejar todo lo que haremos, no es necesario generar una acción para cada intervención o mejora que deseemos realizar, en este caso hicimos una acción bajo la cual se justificaran varias obras y/o adquisiciones.

¿Por qué los medios de verificación? porque son los mínimos necesarios según el instructivo de control y respaldo de gastos publicado por la superintendencia de educación. No incluímos facturas ni fotografías porque estas siempre son necesarias, y las primeras serán requeridas a todo evento en una posible fiscalización, es mejor centrarse en los verificadores que nos ayudarán a que el gasto sea aceptado.

¿Por qué a las mejoras le pusimos sólo financiamiento SEP? porque el ejemplo se trata del uso de los recursos SEP, pero en la práctica usted podría indicar más de una fuente de financiamiento.

¿Por que las fechas de inicio y termino? lo recomendamos así para que todo contrato, factura y pago que se ejecute en el marco de la acción este dentro de plazo y no fuera de el, se sabe de algunos problemas en las fiscalizaciones con respecto a ejecuciones fuera de plazo, y es mejor evitar, y además nada prohíbe que sea de la forma en que lo indicamos.

¿Por qué el monto? es sólo una estimación, nosotros de todas maneras recomendamos que el equipo directivo se pregunte qué productos y servicios necesitaremos para implementar la acción antes de indicar un monto cualquiera, de esta forma se evita tener que modificar mucho el PME en la fase de implementación.

Como pueden notar los aspectos de los cuales preocuparse son múltiples, y variados, desde cuestiones metodológicas, normativas, estratégicas y financieras, y aún así con riesgo de que me puedan rechazar el gasto si es que el fiscalizador considera que este corresponde al “normal funcionamiento de la escuela” o  a la infraestructura o equipamiento “mínimo” necesario para obtener el reconocimiento oficial.

Finalmente y para lograr sortear con éxito todas estas exigencias recomendamos a todo sostenedor, sobre todo aquel que tiene una o dos escuelas que utilice nuestra aplicación SoftPME, ya que esta ha sido elaborada específicamente para dar cumplimiento a la normativa educacional, para dar tranquilidad y seguridad al sostenedor respecto del uso de los recursos, y así evitar multas, sanciones o devoluciones de recursos. Recuerden que SoftPME es un sistema inteligente de gestión de acciones de mejora, subvenciones escolares y rendiciones de cuenta.

No olvide comentar, ya sea este de acuerdo o no con nuestro ejemplo, de este modo construimos comunidad y sus opiniones pueden ayudar a otros equipos directivos.

Cómo contratar SofPME

Los establecimientos pueden utilizar los recursos de la ley SEP, para ello deben ingresar la plataforma como un requerimiento para la ejecución de una acción de mejora. Un ejemplo:

Acción de Mejoramiento:

Dimensión: Recursos

Sub-dimensión: Gestión de Recursos Administrativos y financieros

Práctica 1: El establecimiento elabora un presupuesto en función de las necesidades detectadas en el proceso de planificación, controla los gastos, y coopera con la sustentabilidad de la institución.

Práctica 2: El establecimiento lleva un registro ordenado de los ingresos y gastos y cuando corresponde rinde cuenta del uso de los recursos

Practica 3: El establecimiento vela por el cumplimiento de la normativa educacional vigente

 Título de la Acción: Implementación de Sistema Integrado de Gestión del PME y las Subvenciones Escolares

Descripción: Se implementará un sistema integrado de gestión administrativa y financiera que permita gestionar los ingresos y gastos de todas las subvenciones y aportes recibidos por el establecimiento, que permita organizar las evidencias cualitativas y financieras, obteniendo el avance de las acciones de mejoramiento, el nivel de cumplimiento de objetivos  y metas, así como la rendición de cuentas para la superintendencia de educación, logrando una aplicación práctica del Ciclo de Mejoramiento Continuo definido en la Ley de Aseguramiento de la Calidad de la Educación.

En el caso de los establecimientos de educación municipal, los sostenedores también pueden financiar la puesta en marcha de SoftPME con recursos del FAEP 2017.

¿Cómo enfrentar una Fiscalización de la SuperEduc?

SÓLO EL ORDEN TE SALVA DE LA S.I.E.


La Superintendencia de Educación cada vez afina mas sus procesos de fiscalización sobre le uso de los recursos de las distintas subvenciones escolares, con ello crece el riesgo de que las fiscalizaciones no resulten bien para los establecimientos, por ello desarrollamos los siguientes consejos:

  1. Asegúrate de cumplir la normativa educacional, para ello puede usar el sitio http://www.buenasescuelas.cl/mvc/bienvenida/index
  2. Manten toda la información organizada y accesible de manera rápida,
  3. Asegúrate de tener los contratos, liquidaciones, ordenes de compra, facturas, etc.,                               bien asociados a las acciones de mejoramiento educativo
  4. Utiliza el Plan de Cuentas de la Superintendencia de Educación como base de tu                                                   plan de cuentas contables
  5. Asegúrate de saber muy bien cuales son los usos permitidos en cada subvención escolar