Cómo evitar rechazo de gastos

Cómo evitar rechazo de gastos

Para ejemplificar un procedimiento práctico, real, simple y acorde a la normativa tomaremos como base la acción del PME que nostros recomendamos para poder contratar nuestro sistema. Lo primero es el sustento legal de la contratación y la estructura interna de la acción; lo segundo es un check list de validación

PARTE 1:

Sustento legal: Dictamen 47 de la Superintendencia de Educación

Acción Sugerida para el PME

Dimensión: Gestión de Recursos

Subdimensión: Gestión de recursos Administrativos y Financieros

Título: Mejorar la Gestión de Recursos

Descripción: 

Mejorar la gestión de recursos por medio de la implementación de un sistema integrado que permita documentar la ejecución operativa de las acciones del PME y planes ministeriales, así como su monitoreo en términos financieros, que facilite la rendición de cuentas, la acreditación de saldos y las respuestas ante fiscalización, sirviendo de apoyo estratégico al liderazgo del sostenedor y del equipo directivo para evaluar la efectividad de las acciones del PME y el impacto en los aprendizajes que tienen las distintas inversiones y gastos realizados durante el año escolar. Este sistema es complementario, distinto y no reemplazará la contabilidad oficial, que requiere la legislación tributaria, a la que esta afecta la entidad sostenedora.

Fecha Inicio: 01-01-2020

Fecha Fin: 31-12-2020

Recursos: 

Licencias para el uso de de la plataforma SoftPME, capacitaciones y acompañamiento en el uso e implementación del sistema, equipos computacionales recursos humanos, material de oficina, Internet y periféricos necesarios para la adecuada implementación de la acción.

Responsable: Sostenedor

Planes: todos los planes ministeriales

Programa: 

Medios de verificación: informe de saldos por acción del PME, informe de actividades y eventos por acción del PME, informe de avance del PME, archivos de rendición de cuentas

Financiamiento: Ley SEP $3.000.000 (si el contrato es de enero a diciembre)

PARTE 2:

Chek de validación de un gasto SEP (según dictamen 47):

  1. ¿Esta relacionado con una acción especifica del PME?: Sí, la del ejemplo 
  2. ¿Sirve al objeto de la Ley SEP (Mejoramiento de la calidad de la educación con especial énfasis en alumnos prioritarios): sí, porque permite la gestión operativa del PME, incluso la de planes específicos y el PEI
  3. ¿Los alumnos prioritarios y/o preferentes tienen participación en el gasto?: No directamente, sólo indirectamente
  4. ¿Los alumnos prioritarios y/o preferentes tienen participación en el gasto?: No directamente, sólo indirectamente
  5. ¿Corresponde al normal funcionamiento de la escuela?: No, porque dice relación con una acción de mejoramiento, lo normal aquí es la contabilidad tradicional
  6. ¿Se trata de remuneraciones con financiamiento especifico: No
  7. ¿Con qué número del dictamen 47 se puede identificar este sistema?: con el número 12 “plataformas digitales y software destinadas… al fortalecimiento de los instrumentos de apoyo de la actividad educativa”  ¿por qué? porque el sistema parte por el PME, y la realización de actividades, eventos, tareas, reuniones necesarias para ejecutar y documentar las acciones del PME y sus gastos asociados. Junto con ello el legislador y en el propio dictamen no especifican lo que entienden por “Actividad educativa”. Pero todos podemos estar de acuerdo que gestionar el PME es una actividad educativa, de allí la pertinencia.
  8. ¿Cuál sería la cuenta de imputación del gasto? 410604 – RECURSOS AUDIOVISUALES Y SOFTWARE EDUCATIVO ¿Por qué? por que es un software de apoyo a la actividad educativa, en este caso, una actividad educativa relacionada con ejecutar, seguir, monitorear y evaluar el PME.  

En definitiva ¿Es posible contratar SoftPME con dineros de la Ley SEP? sí ya que se trata de una acción de mejoramiento, en el área de recursos, no relacionada con el normal funcionamiento de la escuela, que esta destinada al apoyo de las actividades educativas relacionadas al PME.      

Conclusión: A cualquier contratación de servicios se le puede aplicar el check list que se obtiene al desglosar el dictamen 47, y con ello discriminar si el gasto ejecutado se ajusta a lo dispuesto en la normativa.

Ejemplo Acción PME 2020 por Covid-19

Ejemplo Acción PME 2020 por Covid-19

A continuación un Ejemplo de Acción PME 2020 por Covid-19 tomando como base el dictamen 54 de la SuperEduc. Este es un ejemplo que pretende orientar a quienes lo necesitan, cada cual puede tomar y personalizar este ejemplo.

Dimensión: Liderazgo

Subdimensión: Liderazgo del Sostenedor

Título: Plan Integral de Sanitización, prevención de contagios y continuidad operativa por Covid-19

Descripción: Diseño, implementación, seguimiento y evaluación del Plan Integral de Sanitización y prevención de contagios por Covid-19. El plan tiene como objetivos preservar la salud física y mental de los miembros de la comunidad educativa, asegurar la continuidad operativa del proceso de enseñanza aprendizaje y mantener los ambientes libres de contaminación. El plan será aplicado en dos escenarios principales: mientras dure el aislamiento social y durante el retorno a clases.

Fecha Inicio: 01-03-2020

Fecha de termino: 31-12-2020

Recursos: Contratación de servicios externos (ej. empresas de sanitización, servidores, servicios de streaming), contratación de funcionarios “auxiliares” por (jornadas parciales, completas u horas extras plazo fijo u honorarios), adquisición de materiales de sanitización, sistemas complementarios de ventilación y purificación de aire, adquisición de plataformas digitales y licencias de software que favorezcan el proceso de enseñanza aprendizaje online, contratación de planes o sistemas de telefonía a nivel institucional y funcionario, planes de Internet y/o Voz Ip que permitan garantizar adecuados canales de comunicación entre la escuela y la familia, la seguridad y protección de los datos, adquisición de materiales de mantenimiento y reparaciones, contratación de servicios de construcción y/o mantenimiento de infraestructura.

Fuente de referencia: https://www.supereduc.cl/prensa/superintendencia-de-educacion-flexibiliza-uso-de-la-sep-para-implementar-estrategias-de-seguridad-sanitaria-por-covid-19/

más contenido de interes en: aiged.cl/articulos

Cómo rendir remuneraciones

Cómo rendir remuneraciones

Te mostramos nuestras técnicas!

La rendición de remuneraciones suele dar más de un dolor de cabeza a las escuelas. Aquí nos basamos en que la información existe y que no hay cambios de última hora (para ser coherentes con las liquidaciones de sueldo firmadas por los funcionarios)

¿Cuáles son las técnias?

Dependen principalmente del formato en el que están los datos, estos pueden ser:

-Libro de remuneraciones completo

-Liquidaciones de sueldo en pdf

-Liquidaciones de sueldo en excel

-Liquidaciones de sueldo en pdf pero como imagen

Sin lugar a dudas el formato más complejo es el de imagen, dado que hay que utilizar un lector OCR que no siempre transforma bien todos los carácteres.

A continuación mostramos cómo realizamos este proceso dependiendo del formato de los datos:

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP:

El dictamen 47 del año 2018 de la superintendencia de educación establece que los sistemas informáticos que se pueden adquirir o arrendar con recursos SEP deben servir para el mejoramiento educativo, en los ámbitos que el propio dictamen especifica.

Un análisis del dictámen puede verlo aquí :

https://aiged.cl/2018/11/22/uso-de-recursos-de-la-ley-sep-en-productos-y-servicios-tecnologicos/

No hay dudas que la respuesta en este caso es que no se puede adquirir o arrendar Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP.

Esto porque el gasto debe ser financiado con la subvención general ya que no está orientado al mejoramiento educativo.

La relevancia de este tema radica en que muchos sostenedores contratan sistemas de rendición de cuentas porque alguien les dijo que si lo pueden pagar por SEP.

Este es un error técnico que puede implicar el rechazo del gasto. Decimos “puede” porque eso se define en fiscalización, si la escuela no es fiscalizada pasará sin observación.

En otros casos contratan el servicio de rendición de cuentas e incluso la contabilidad con recursos SEP, lo que es un error porque el gasto sigue siendo de propósito general, no relacionado al mejoramiento educativo.

Alternativa

¿Un sistema integral o un servicio que vaya desde la gestión del PME, el PEI, hacia las rendiciones de cuentas y el control financiero, vinculando estos aspectos, se podría financiar con SEP?

En este caso es distinto, este tipo de sistema si se puede contratar por SEP.

El dictamen 47 establece que los sistemas que sirvan al PEI, al PME, y por ende al mejoramiento educativo manera directa o auxiliar pueden ser contratados con recursos SEP

Lo más importante es diseñar una acción en el PME que refleje la relación de este gasto con el mejoramiento educativo o sus procesos vinculados.

Un gasto en software de estas características debe ir imputado a la cuenta 410604 de recursos audiovisuales y software educativo.

Fuente recomendada: https://www.supereduc.cl/contenidos-de-interes/uso-de-recursos-sep-para-software-hardware-y-servicios-tecnologicos/

Bonus track:

Si en su PME 2019 hay alguna acción con los títulos:

“Plataforma de rendición de cuentas”, “Servicio de Contabilidad”, “Software de remuneraciones”, “Software de contabilidad”

O cualquiera similar debe saber que los gastos relacionados a esa acción, tienen una alta probabilidad de ser rechazados.

Recuerde que estas acciones puede modificarlas o crear una nueva durante el período de implementación.

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Cómo Validar los Gastos SEP 2019?

Para responder al cómo validar los gastos SEP 2019 se deben realizar dos evaluaciones, una “legal”, y otra “procedimental”, la primera de ellas implica que el gasto debe:

  1. Estar asociado con una acción explicitada en el PME
  2. Debe servir al objeto de la SEP “Mejoramiento de la calidad de la educación con énfasis en alumnos prioritarios y/o preferentes”
  3. Que estos alumnos tengan participación en el gasto
  4. No debe corresponder al normal funcionamiento de la escuela, ni a temas administrativos generales
  5.  Al tratarse de remuneraciones no debe incluir componentes que posean financiamiento específico.

Por otro lado, la evaluación procedimental implica revisión de los documentos generados en el proceso del gasto, es decir, se evalúa si existe factura/boleta, comprobante de egreso, informes, certificados, contratos, etc., según el gasto del que se trate.

Resulta clave entender que ambos aspectos son complementarios para la validar los gastos SEP 2019, por ello se recomienda tener un sistema de verificación. Esto puede ser por ejemplo una check list hecho en excel u otro procesador.

Bonus track: Recomendamos que las consideraciones para validar los gastos SEP 2019 se utilicen también para la gestión de las otras subvenciones escolares. Esto debido a que la Superintendencia ha comenzado un plan piloto de fiscalización de la subvención general, algo que hasta ahora no había sucedido, se habían observado fiscalización SEP, PIE y Pro-retención estas dos últimas en menor medida.

Fuente: artículo basado en las disposiciones del dictamen 47, del 09-11-2018 de la Superintendencia de Educación.

También puede interesarle Artículo destacado: Bono de Incentivo al desempeño con recursos SEP

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil?

Para responder al cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil, de todas las subvenciones escolares, SEP, Mantenimiento, Pro-retención, General, PIE, siga los pasos:

Proceso Resumido:

  1. Descargar mensualmente la información del Libro de Compras y Honorarios del SII.
  2. Copiar los datos en las planillas oficiales de gastos y honorarios
  3. Categorizar la información anterior por cuenta y subvención
  4. Asegurarse que aquellos gastos categorizados en SEP estén en el PME, ver también ¿Cómo Validar los Gastos SEP 2019?
  5. Juntar las boletas manuales y electrónicas por mes, sumarlas y rendirlas como caja chica.
  6. En el caso de las remuneraciones haga una lista de haberes y descuentos, siga el ejemplo:

rendir cuentas 2019 rápido y fácil

rendir cuentas 2019 rápido y fácil remuneraciones

Consideraciones:

en este caso el artículo de cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil quiere entregar un método para escuelas que no llevan un control pormenorizado de sus movimientos financieros y que se ven complicados al momento de rendir cuentas.

De allí una escuela que lleve un control en un sistema especializado, con su contador o con sus propias planillas pueda no serle útil esta información.

No obstante, cualquier establecimiento que necesite orientación en relación a este tema puede consultar gratuitamente agendando una videollamada en Demostración Guiada.

Es importante destacar que estas videollamadas no son de ventas sino realmente para orientar en la necesidad que tiene la escuela.

Lo anterior puede resultar importante debido a que rendir cuentas 2019 rápido y fácil puede lograrlo siguiendo estos consejos, o solicitando nuestra orientación gratuita, y también si quiere ahorrarse este trabajo contratando SoftPME en su plan avanzado.

Material de apoyo oficial en: https://ptf.supereduc.cl/procesos-declarativos/rendicion-de-cuentas/rendicion-de-cuentas-material-de-apoyo-tutoriales/

Bonus track:

¿Cómo saber si registró todos los gatos que la escuela hizo durante el año para poder acreditar saldos correctamente?

En el método descrito en este artículo de cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil debe notar que se está usando información oficial del SII, complementada por sus gastos menores o de caja chica, por ende existe poco margen para el error.

En este sentido si realiza lo siguiente puede tener una medida:

  1. Sume los egresos del año de sus cuentas bancarias
  2. Reste los egresos que se ejecutaron en el año en curso pero vienen de compromisos del año anterior
  3. El resultado comparelo con el total que está rindiendo
  4. Si el monto que está rindiendo es menor, le faltan gastos que agregar en su rendición de cuentas