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Cómo medir el impacto de las acciones del PME

En SoftPME ayudamos a medir el impacto de las acciones SEP básicamente con dos indicadores: 1) el porcentaje de implementación de la acción y 2) el nivel de implementación de la estrategia a la cual pertenece la acción. Pero también sabemos que aún hay escuelas que no cuentan con este tipo de sistemas o con asesorías especializadas (ATE) que les permitan obtener una visión clara y objetiva para poder orientar su mejora continua. Es por ello que para estas escuelas disponemos de una planilla excel gratuita para medir el impacto de las acciones del PME.

Tenga en consideración que si usted ya cuenta con un software de seguimiento del PME o con asesoría esta plantilla podría no ser de utilidad para usted, no obstante de igual forma si lo desea puede descargarla.

Cómo unir el PME y las Finanzas de su escuela

1. Plantilla Excel para unir el PME y las Finanzas de su escuela

Esta plantilla es completamente funcional y ha sido pensada para las escuelas que no cuentan con un sistema como SoftPME o similar para ejecutar este proceso. Se basa de manera predeterminada en dos hojas, una con la lista del presupuesto por acción y otra con la lista de gastos, por tanto no pretende ser una solución completa, pero si suficiente para lograr al menos un adecuado monitoreo de la ejecución presupuestaria del PME.

2. Demostración de cómo SoftPME une el PME y las Finanzas de su escuela

Cálculo Remuneraciones SEP por Acción

Cálculo Remuneraciones SEP por Acción

Para el cálculo remuneraciones SEP por Acción partimos de la base que ya todo el mundo sabe que cualquier contratación o extensión horaria que se haga con cargo a la Ley 20.248 debe estar relacionada al menos con una Acción y meta especifica del Plan de Mejoramiento Educativo, según lo dispuesto en artículo 8 bis de la citada ley. Decimos al menos una porque en algunos casos puede distribuirse el costo en más de una acción de mejoramiento educativo.

Entonces si damos por sentado que lo anterior ya se sabe, y que por tanto se actúa en consecuencia, es decir, se hace un contrato o un anexo de contrato que especifique claramente la fuente de financiamiento y Acción de mejoramiento relacionada, entre los otros aspectos necesarios o típicos de los contratos, entonces surgirán otros problemas a resolver. Es importante destacar que siempre es recomendable ir solucionando los problemas uno por uno para lograr un adecuado.

Al tener solucionada la parte formal, entonces surgen otras tres preguntas interesantes para el cálculo remuneraciones SEP por Acción, que se pueden resolver técnicamente de distintas maneras:

  1. ¿Cuál es el costo total de las remuneraciones SEP?
  2. ¿Por cada acción del PME cuánto es el costo total de remuneraciones?
  3. ¿Cuál es el porcentaje de uso de recursos SEP destinado a remuneraciones?

Pues bien la solución a la primera pregunta es mas menos obvia: (Total Haberes SEP + Aportes Patronales SEP) – Haberes no rendibles SEP. Ahora el problema es que la mayoría paga las remuneraciones y previred desde la misma cuenta, hace un sólo pago en cada caso, entonces no tiene una técnica para dividir o prorratear los aportes patronales, que es el dato más “complicado” de obtener, las soluciones para esto son varias:

  1. Contar con un software de remuneraciones que entregue todo separado, hay algunos con TECED (se puede buscar en google con esas siglas), aquí el problema es que hay que aprender a ocupar la herramienta.
  2. Otra opción es aplicar formulas de excel sobre el archivo txt que se descarga desde previred, aquí el criterio para prorratear pueden ser el total de horas por subvención, el total imponible u otro que la escuela defina como apropiado a su realidad financiera.
  3. También puede contratar un servicio de elaboración de liquidaciones de sueldo, en este caso deberá asegurarse que le entregarán todo hecho listo para rendir a la SuperEduc y con todos los aportes prorrateados según el criterio seleccionado por la escuela.
  4. La última opción es la menos recomendada y se trata de no considerar los aportes patronales y sólo considerar los Haberes SEP menos los haberes no rendibles (cargar familiares por lo general). El problema que tiene este método es que oculta el verdadero resultado financiero final. Para escuela con baja matrícula puede ser útil, pero cuando el gasto es más alto o significativo entonces impactará en el porcentaje total de recursos SEP utilizado.

Ahora supongamos ya tenemos solucionado el tema de dividir los aportes patronales por subvención para el cálculo remuneraciones SEP por Acción, entonces ahora podemos avanzar hacia calcular el costo de las remuneraciones SEP por acción del PME, para esto debo tener lo siguiente:

  1. Una planilla con todos los haberes y aportes patronales SEP, con el rut del trabajador
  2. Una planilla con el rut del trabajador, horas SEP y nombre de la Acción del PME para la que fue contratado o requerido
  3. Las dos planillas anteriores permiten hacer el cruce y obtener el resultado por acción

Finalmente para determinar el porcentaje de recursos de la SEP destinados a remuneraciones deberemos sumar al costo total los honorarios pagados en el mismo periodo, el resultado lo dividiremos por el total de recursos SEP percibidos en el periodo. Con esto sabremos si estamos cumpliendo con la regla del 50%.

En nuestro caso, nosotros aplicamos las tres técnicas para prorratear los aportes patronales ya que algunas escuelas nos entregan sus libros de remuneraciones con los aportes patronales ya divididos, otras escuelas debemos bajar el previred del mes para cruzarlo con su libro de remuneraciones, y en otras escuelas les vendemos el servicio de elaboración de las liquidaciones de sueldo. Lo que no hacemos es dejar de prorratear los aportes patronales porque creemos que es importante conocer cuánto nos cuesta implementar cada programa.

En la siguiente imagen se puede observar un reporte tipo, resumido, en el que entregamos esta información ya calculada, este es un caso real donde hemos protegido el título de las acciones y ocultado la identidad del establecimiento, se puede apreciar como por cada acción podemos conocer exactamente el monto utilizado para remuneraciones y con ello de paso saber también el saldo de cada una de las acciones del PME:

Informe Cálculo remuneraciones SEP por acción de mejoramiento

Nota: Si necesita ayuda con este tema puede agendar una videollamada haciendo clic aquí, es 100% gratis, también puede utilizar nuestro chat si necesita una comunicación más directa o solicitar un llamado telefónico.

Fuente: Ley Sep 20.248 https://www.leychile.cl/Navegar?idNorma=269001

Cómo evitar rechazo de gastos

Cómo evitar rechazo de gastos

Para ejemplificar un procedimiento práctico, real, simple y acorde a la normativa tomaremos como base la acción del PME que nostros recomendamos para poder contratar nuestro sistema. Lo primero es el sustento legal de la contratación y la estructura interna de la acción; lo segundo es un check list de validación

PARTE 1:

Sustento legal: Dictamen 47 de la Superintendencia de Educación

Acción Sugerida para el PME

Dimensión: Gestión de Recursos

Subdimensión: Gestión de recursos Administrativos y Financieros

Título: Mejorar la Gestión de Recursos

Descripción: 

Mejorar la gestión de recursos por medio de la implementación de un sistema integrado que permita documentar la ejecución operativa de las acciones del PME y planes ministeriales, así como su monitoreo en términos financieros, que facilite la rendición de cuentas, la acreditación de saldos y las respuestas ante fiscalización, sirviendo de apoyo estratégico al liderazgo del sostenedor y del equipo directivo para evaluar la efectividad de las acciones del PME y el impacto en los aprendizajes que tienen las distintas inversiones y gastos realizados durante el año escolar. Este sistema es complementario, distinto y no reemplazará la contabilidad oficial, que requiere la legislación tributaria, a la que esta afecta la entidad sostenedora.

Fecha Inicio: 01-01-2020

Fecha Fin: 31-12-2020

Recursos: 

Licencias para el uso de de la plataforma SoftPME, capacitaciones y acompañamiento en el uso e implementación del sistema, equipos computacionales recursos humanos, material de oficina, Internet y periféricos necesarios para la adecuada implementación de la acción.

Responsable: Sostenedor

Planes: todos los planes ministeriales

Programa: 

Medios de verificación: informe de saldos por acción del PME, informe de actividades y eventos por acción del PME, informe de avance del PME, archivos de rendición de cuentas

Financiamiento: Ley SEP $3.000.000 (si el contrato es de enero a diciembre)

PARTE 2:

Chek de validación de un gasto SEP (según dictamen 47):

  1. ¿Esta relacionado con una acción especifica del PME?: Sí, la del ejemplo 
  2. ¿Sirve al objeto de la Ley SEP (Mejoramiento de la calidad de la educación con especial énfasis en alumnos prioritarios): sí, porque permite la gestión operativa del PME, incluso la de planes específicos y el PEI
  3. ¿Los alumnos prioritarios y/o preferentes tienen participación en el gasto?: No directamente, sólo indirectamente
  4. ¿Los alumnos prioritarios y/o preferentes tienen participación en el gasto?: No directamente, sólo indirectamente
  5. ¿Corresponde al normal funcionamiento de la escuela?: No, porque dice relación con una acción de mejoramiento, lo normal aquí es la contabilidad tradicional
  6. ¿Se trata de remuneraciones con financiamiento especifico: No
  7. ¿Con qué número del dictamen 47 se puede identificar este sistema?: con el número 12 “plataformas digitales y software destinadas… al fortalecimiento de los instrumentos de apoyo de la actividad educativa”  ¿por qué? porque el sistema parte por el PME, y la realización de actividades, eventos, tareas, reuniones necesarias para ejecutar y documentar las acciones del PME y sus gastos asociados. Junto con ello el legislador y en el propio dictamen no especifican lo que entienden por “Actividad educativa”. Pero todos podemos estar de acuerdo que gestionar el PME es una actividad educativa, de allí la pertinencia.
  8. ¿Cuál sería la cuenta de imputación del gasto? 410604 – RECURSOS AUDIOVISUALES Y SOFTWARE EDUCATIVO ¿Por qué? por que es un software de apoyo a la actividad educativa, en este caso, una actividad educativa relacionada con ejecutar, seguir, monitorear y evaluar el PME.  

En definitiva ¿Es posible contratar SoftPME con dineros de la Ley SEP? sí ya que se trata de una acción de mejoramiento, en el área de recursos, no relacionada con el normal funcionamiento de la escuela, que esta destinada al apoyo de las actividades educativas relacionadas al PME.      

Conclusión: A cualquier contratación de servicios se le puede aplicar el check list que se obtiene al desglosar el dictamen 47, y con ello discriminar si el gasto ejecutado se ajusta a lo dispuesto en la normativa.

Ejemplo Acción PME 2020 por Covid-19

A continuación un Ejemplo de Acción PME 2020 por Covid-19 tomando como base el dictamen 54 de la SuperEduc. Este es un ejemplo que pretende orientar a quienes lo necesitan, cada cual puede tomar y personalizar este ejemplo.

Dimensión: Liderazgo

Subdimensión: Liderazgo del Sostenedor

Título: Plan Integral de Sanitización, prevención de contagios y continuidad operativa por Covid-19

Descripción: Diseño, implementación, seguimiento y evaluación del Plan Integral de Sanitización y prevención de contagios por Covid-19. El plan tiene como objetivos preservar la salud física y mental de los miembros de la comunidad educativa, asegurar la continuidad operativa del proceso de enseñanza aprendizaje y mantener los ambientes libres de contaminación. El plan será aplicado en dos escenarios principales: mientras dure el aislamiento social y durante el retorno a clases.

Fecha Inicio: 01-03-2020

Fecha de termino: 31-12-2020

Recursos: Contratación de servicios externos (ej. empresas de sanitización, servidores, servicios de streaming), contratación de funcionarios “auxiliares” por (jornadas parciales, completas u horas extras plazo fijo u honorarios), adquisición de materiales de sanitización, sistemas complementarios de ventilación y purificación de aire, adquisición de plataformas digitales y licencias de software que favorezcan el proceso de enseñanza aprendizaje online, contratación de planes o sistemas de telefonía a nivel institucional y funcionario, planes de Internet y/o Voz Ip que permitan garantizar adecuados canales de comunicación entre la escuela y la familia, la seguridad y protección de los datos, adquisición de materiales de mantenimiento y reparaciones, contratación de servicios de construcción y/o mantenimiento de infraestructura.

Fuente de referencia: https://www.supereduc.cl/prensa/superintendencia-de-educacion-flexibiliza-uso-de-la-sep-para-implementar-estrategias-de-seguridad-sanitaria-por-covid-19/

más contenido de interes en: aiged.cl/articulos

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP:

El dictamen 47 del año 2018 de la superintendencia de educación establece que los sistemas informáticos que se pueden adquirir o arrendar con recursos SEP deben servir para el mejoramiento educativo, en los ámbitos que el propio dictamen especifica.

Un análisis del dictámen puede verlo aquí :

https://aiged.cl/2018/11/22/uso-de-recursos-de-la-ley-sep-en-productos-y-servicios-tecnologicos/

No hay dudas que la respuesta en este caso es que no se puede adquirir o arrendar Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP.

Esto porque el gasto debe ser financiado con la subvención general ya que no está orientado al mejoramiento educativo.

La relevancia de este tema radica en que muchos sostenedores contratan sistemas de rendición de cuentas porque alguien les dijo que si lo pueden pagar por SEP.

Este es un error técnico que puede implicar el rechazo del gasto. Decimos “puede” porque eso se define en fiscalización, si la escuela no es fiscalizada pasará sin observación.

En otros casos contratan el servicio de rendición de cuentas e incluso la contabilidad con recursos SEP, lo que es un error porque el gasto sigue siendo de propósito general, no relacionado al mejoramiento educativo.

Alternativa

¿Un sistema integral o un servicio que vaya desde la gestión del PME, el PEI, hacia las rendiciones de cuentas y el control financiero, vinculando estos aspectos, se podría financiar con SEP?

En este caso es distinto, este tipo de sistema si se puede contratar por SEP.

El dictamen 47 establece que los sistemas que sirvan al PEI, al PME, y por ende al mejoramiento educativo manera directa o auxiliar pueden ser contratados con recursos SEP

Lo más importante es diseñar una acción en el PME que refleje la relación de este gasto con el mejoramiento educativo o sus procesos vinculados.

Un gasto en software de estas características debe ir imputado a la cuenta 410604 de recursos audiovisuales y software educativo.

Fuente recomendada: https://www.supereduc.cl/contenidos-de-interes/uso-de-recursos-sep-para-software-hardware-y-servicios-tecnologicos/

Bonus track:

Si en su PME 2019 hay alguna acción con los títulos:

“Plataforma de rendición de cuentas”, “Servicio de Contabilidad”, “Software de remuneraciones”, “Software de contabilidad”

O cualquiera similar debe saber que los gastos relacionados a esa acción, tienen una alta probabilidad de ser rechazados.

Recuerde que estas acciones puede modificarlas o crear una nueva durante el período de implementación.