Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP:
El dictamen 47 del año 2018 de la superintendencia de educación establece que los sistemas informáticos que se pueden adquirir o arrendar con recursos SEP deben servir para el mejoramiento educativo, en los ámbitos que el propio dictamen especifica.
No hay dudas que la respuesta en este caso es que no se puede adquirir o arrendar Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP.
Esto porque el gasto debe ser financiado con la subvención general ya que no está orientado al mejoramiento educativo.
La relevancia de este tema radica en que muchos sostenedores contratan sistemas de rendición de cuentas porque alguien les dijo que si lo pueden pagar por SEP.
Este es un error técnico que puede implicar el rechazo del gasto. Decimos «puede» porque eso se define en fiscalización, si la escuela no es fiscalizada pasará sin observación.
En otros casos contratan el servicio de rendición de cuentas e incluso la contabilidad con recursos SEP, lo que es un error porque el gasto sigue siendo de propósito general, no relacionado al mejoramiento educativo.
Alternativa
¿Un sistema integral o un servicio que vaya desde la gestión del PME, el PEI, hacia las rendiciones de cuentas y el control financiero, vinculando estos aspectos, se podría financiar con SEP?
En este caso es distinto, este tipo de sistema si se puede contratar por SEP.
El dictamen 47 establece que los sistemas que sirvan al PEI, al PME, y por ende al mejoramiento educativo manera directa o auxiliar pueden ser contratados con recursos SEP
Lo más importante es diseñar una acción en el PME que refleje la relación de este gasto con el mejoramiento educativo o sus procesos vinculados.
Un gasto en software de estas características debe ir imputado a la cuenta 410604 de recursos audiovisuales y software educativo.
Para este ejemplo utilizaremos los campos enunciados en el formulario intervenible del PME 2018, suponiendo que el objetivo estratégico, meta estratégica y estrategias ya están listas, pero antes dejaremos unos links a las fuentes legales en que nos basamos y algunas justificaciones de nuestro ejemplo:
Dictamen N°41 de la Superintendencia de Educación (Ver aquí): este dictamen analiza la procedencia de bonificaciones y asignaciones a docentes y asistentes de la educación con recursos SEP y sobre la posibilidad de construir o mejorar infraestructura, adquirir equipamiento y mobiliario con la subvención preferencial. En relación a esto último sostiene que (haga click en la imagen para leer idea central):
En función de las citadas fuentes preparamos el siguiente ejemplo, sabiendo que la parte del diseño de la acción es tan solo una de los distintos pasos que se deben ejecutar, por ejemplo aquí les dejamos un desafío ¿En qué cuenta del plan autorizado por la superintendencia imputarían los gastos derivados de la acción que les proponemos a continuación?:
-Dimensión: Gestión de Recursos
-Sub-dimensión focalizada: Gestión de los recursos educativos
-Nombre de la Acción: Mejoramiento de la infraestructura, el equipamiento y mobiliario del establecimiento.
-Descripción de la Acción: Mejorar las condiciones físicas y materiales en las que se desarrollan los procesos de enseñanza-aprendizaje, brindando comodidad y seguridad a los miembros de la comunidad educativa.
-Fecha Inicio: 01/01/2018
-Fecha Término: 31/12/2018
-Responsable: Sostenedor
-Recursos para la implementación de la acción: construcción de muro de escalada, mejoramiento del aislamiento térmico y condiciones de climatización de las salas de clase en función de la normativa atingente, mobiliario escolar para salas y espacios educativos, mobiliario para equipo directivo y docentes, construcción y equipamiento de sala multimedia.
-Programa: SEP
-Planes: Ninguno
-Medios de verificación: 1) contratos de obra, 2) Actas de recepción de obras de construcción y/o mantención de infraestructura, 3) Permisos municipales.
-Financiamiento: Ley SEP $150.000.000
Nota:tiene dos formas para integrar este ejemplo a su PME, la primera de ellas es durante la fase de planificación anual que vence el 17/07/2018, en tanto que la segunda opción es agregarla durante el periodo de implementación entre el 18/07/2018 y el 31/12/2018.
¿Por qué utilizamos la subdimensión focalizada de «gestión de los recursos educativos»?. Primero porque desde nuestra lógica y desde la definición de la subdimensión es la que más se adapta al contenido de la acción, y segundo por lo indicado en el dictamen 41, cuando puntualiza que en el artículo 8, numeral 4 de la Ley 20.248 se hace referencia a los elementos físicos y/o materiales necesarios para ejecutar las acciones de mejoramiento educativo (esto lo ocupan para entregar una justificación por este cambio de criterio que ha tenido la superintendencia, no debemos olvidar que hasta antes del dictamen 41 no se podía invertir los recursos SEP en infraestructura).
¿Por qué la descripción de la acción? si bien técnicamente podría ser mejor, nos centramos básicamente en establecer que la acción se trata de intervenciones (construcción, mantención, adquisición) que van más allá del mínimo exigido para obtener el reconocimiento oficial, que es la condición necesaria para que se pueda financiar con SEP en vez de subvención general.
¿Por qué los recursos para la ejecución de la acción? porque necesitamos reflejar todo lo que haremos, no es necesario generar una acción para cada intervención o mejora que deseemos realizar, en este caso hicimos una acción bajo la cual se justificaran varias obras y/o adquisiciones.
¿Por qué los medios de verificación? porque son los mínimos necesarios según el instructivo de control y respaldo de gastos publicado por la superintendencia de educación. No incluímos facturas ni fotografías porque estas siempre son necesarias, y las primeras serán requeridas a todo evento en una posible fiscalización, es mejor centrarse en los verificadores que nos ayudarán a que el gasto sea aceptado.
¿Por qué a las mejoras le pusimos sólo financiamiento SEP? porque el ejemplo se trata del uso de los recursos SEP, pero en la práctica usted podría indicar más de una fuente de financiamiento.
¿Por que las fechas de inicio y termino? lo recomendamos así para que todo contrato, factura y pago que se ejecute en el marco de la acción este dentro de plazo y no fuera de el, se sabe de algunos problemas en las fiscalizaciones con respecto a ejecuciones fuera de plazo, y es mejor evitar, y además nada prohíbe que sea de la forma en que lo indicamos.
¿Por qué el monto? es sólo una estimación, nosotros de todas maneras recomendamos que el equipo directivo se pregunte qué productos y servicios necesitaremos para implementar la acción antes de indicar un monto cualquiera, de esta forma se evita tener que modificar mucho el PME en la fase de implementación.
Como pueden notar los aspectos de los cuales preocuparse son múltiples, y variados, desde cuestiones metodológicas, normativas, estratégicas y financieras, y aún así con riesgo de que me puedan rechazar el gasto si es que el fiscalizador considera que este corresponde al «normal funcionamiento de la escuela» o a la infraestructura o equipamiento «mínimo» necesario para obtener el reconocimiento oficial.
Finalmente y para lograr sortear con éxito todas estas exigencias recomendamos a todo sostenedor, sobre todo aquel que tiene una o dos escuelas que utilice nuestra aplicación SoftPME, ya que esta ha sido elaborada específicamente para dar cumplimiento a la normativa educacional, para dar tranquilidad y seguridad al sostenedor respecto del uso de los recursos, y así evitar multas, sanciones o devoluciones de recursos. Recuerden que SoftPME es un sistema inteligente de gestión de acciones de mejora, subvenciones escolares y rendiciones de cuenta.
No olvide comentar, ya sea este de acuerdo o no con nuestro ejemplo, de este modo construimos comunidad y sus opiniones pueden ayudar a otros equipos directivos.
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