¿Cómo validar los gastos SEP?
Este artículo tienen una nueva versión 2019 (Ver aquí)
Correcto Uso de recursos SEP según recomendaciones de la Superintendencia de Educación
Cada gasto debe cumplir con estos 3 criterios:
- Estar contenido en una acción del PME, idealmente en el campo «recursos».
- Tiene que poder imputarse en una de las subcuentas habilitadas por la Supereduc en el manual de cuentas vigente
- Tiene que verificarse con los documentos señalados en el manual de control y respaldo de gastos publicado por la Supereduc.
Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares
Correcto uso de recursos SEP: Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares
¿Por qué debo controlar los pagos realizados con subvenciones escolares?
Según el decreto N°464/2014 del Mineduc el sostenedor debe disponer de la documentación para validar los gastos declarados. En este punto debemos recordar que sólo se rinden los gastos efectivamente pagados, ¿pero cuáles son estos documentos?
Documentos por tipo de pago:
Cómo respaldar el pago de honorarios
Este formato es sencillo, el problema es que hay que crearlo para cada una de las boletas de honorarios que se pagaron durante el 2017 (también sería bueno hacerlos para las boletas 2018 y 2019). Aquí nuestra recomendación es:
- Crear el formato en word
- Ubicar el archivo csv del libro de honorarios del año 2017
- Crear una combinación de correspondencia que les permita llenar sin errores todos los certificados
- Imprimir los certificados y pedir que el prestador del servicio y el responsable financiero firmen dicho certificado
Si no sabe cómo realizar este proceso puede solicitar nuestra asesoría gratuita haciendo clic aquí
Respaldos Salidas pedagógicas
Todo establecimiento educacional adscrito a la Ley SEP debe contar con una oferta educativa que incluya actividades extra-escolares, de índole cultural, artístico y deportivo. En este marco la mayoría de las escuelas programan visitas a lugares de interés, estas se conocen generalmente como «Salidas Pedagógicas», y hasta ahí todo bien, pero en mas de una ocasión se han visto gastos rechazados por fiscalizadores porque la escuela no cuenta con los respaldos exigidos por la superintendencia de educación, y es que conocer todos estos aspectos no es tarea sencilla. Es por ello que ordenamos los requerimientos documentales que serán necesario en caso de un fiscalizador decida preguntar por una factura de una salida pedagógica o algún gasto relacionado con esta.
- Documentación general:
- Autorización escrita de cada uno de los apoderados
- Lista de adultos responsables (deben ser los suficientes en función de la cantidad de niños)
- Medidas de seguridad por escrito, indicando claramente las responsabilidades de cada adulto
- Itinerario del viaje
- Tarjeta o credencial de cada estudiante con sus datos de identificación y contacto en caso de emergencia
- Tarjetas o credenciales de identificación para los adultos que acompañan el viaje, incluido los apoderados
- Informar a la provincial de educación, quién solicita datos como:
- Información del Establecimiento y el director
- Detalles de la actividad como el destino y los cursos participantes
- Listado de docentes, asistentes, apoderados, alumnos y responsable
- Planificación técnico-pedagógica, objetivos transversales, contenidos curriculares, temas transversales
- Datos del conductor y del vehículo
- Acta del seguro escolar
- Recomendaciones:
- Identificar la acción del PME en la que se justifica la actividad
- Estos documentos son independientes de aquellos que usted haya señalado como «verificadores» de la acción de mejoramiento en su PME.
- Contratar un servicio todo incluído, es decir, con transporte, entradas y alimentación, para simplificar la rendición del gasto
- Los documentos señalados deben generarse por cada salida pedagógica
- Crear una check list que permita asegurar que se tienen todos los documentos necesarios
Es importante señalar que la superintendencia de educación señala que los alumnos que no cuentan con la autorización de sus padres no podrán participar de la actividad respectiva, debiendo la escuela tener un programa para ese día para ser desarrollado por el alumno en el establecimiento
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¿Cómo respaldar las remuneraciones SEP?
Preparamos el siguiente articulo porque no son pocos los sostenedores que habiendo contratado funciones con cargo a la Subvención Escolar Preferencial y teniendo las liquidaciones de sueldo, boletas de honorarios, pagos previsionales o impuestos respectivos, les observan y/o rechazan las remuneraciones pagadas por subvención preferencial, o no saben si en caso de fiscalización cumplirían o no con las exigencias de la superintendencia de educación. Por ello, en este sencillo artículo les damos algunas ideas para que ajusten sus procedimientos, y si no tienen la evidencia la puedan construir antes de que llegue la fiscalización.
Referencias normativas o procedimentales:
- Artículo 8 bis Ley 20.248
- Instructivo de control y respaldo de gastos
Lo primero que se debe determinar es que el sostenedor puede destinar horas SEP ya sea total o parcialmente a un funcionario docente o asistente de la educación, siempre y cuando la función en cuestión no sea alguna de las requeridas para el normal funcionamiento de la escuela (Directivos, docentes plan de estudio, auxiliares de aseo, inspectores de patio), por sobre este mínimo las funciones pueden ser contratadas por SEP (no olvidar que los incentivos al desempeño, que pueden pagarse con SEP, no son exclusivamente para los funcionarios que tienen horas SEP, aquí se puede incluir a todo el personal del establecimiento).
La siguiente explicación se hace en términos simples, no jurídicos (pero basados en dichos criterios), con el objeto de responder directamente a las preguntas más comunes en esta materia. Primero indicaremos cuales son los respaldos a considerar, y en qué casos aplican, a saber:
- Contrato o anexo de contrato con referencia clara a la acción del PME y a las horas SEP del funcionario(a), docente o asistente de la educación.
- Informe mensual de gestión del funcionario(a) firmado por este y por su superior inmediato
- Bitácora o planificación de clases
- Lista de participantes (alumnos, docentes, directivos, apoderados, etc.)
- Comprobantes de pago (liquidación de sueldo, pago de la remuneración y de las imposiciones)
| Tipo de Caso | Contrato o Anexo de contrato | Informe Mensual | Bitácora o planificación de clases | Lista de participantes por clase o sesión |
| Docente con horas SEP | Sí | No | Sí | Sí |
| Docente 100% SEP | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Monitor de Taller, docente | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Monitor de taller, no docente | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Administrativo con horas SEP | Sí | Sí | No | No |
| Administrativo 100% SEP | Sí | Sí | No | No |
Nota 1: de esta tabla se puede buscar otras combinaciones.
Nota 2: este control también es recomendable como “buena práctica” a las remuneraciones canceladas con recursos de integración y de pro-retención.
Nota 3: la documentación obligatoria será las liquidaciones de sueldo, el comprobante de pago de las remuneraciones, la previsión y/o los impuestos en el caso de los honorarios.
¿Si el funcionario(a) tiene una extensión horaria, es decir, no es 100% SEP cuántas liquidaciones de sueldo corresponden?
Lo ideal sería una por cada fuente de financiamiento para distribuir correctamente en cada subvención los costos previsionales y los aportes patronales. Otra forma sería una liquidación unificada pero que diferencia al menos los haberes principales (ej. Sueldo base general, sueldo base SEP). Y lo que no recomendamos es una liquidación de sueldos sin distinciones, ya que, si bien esto puede dar flexibilidad al sostenedor a la hora de elaborar la planilla de rendición de remuneraciones, le dificultará demostrar documentalmente que los recursos de la Subvención Escolar Preferencial se invirtieron en la ejecución de las acciones del Plan de Mejoramiento Educativo y no en las funciones regulares del establecimiento educacional.
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