Este artículo es para sostenedores y equipos directivos que buscan lograr PMEs eficaces y el logro de los Estándares de Calidad de manera simultánea
1. Entender la relación conceptual entre ambos instrumentos
Problema: Hay poca claridad respecto de la relación entre las Acciones del PME y los Estándares de Desempeño
Solución: Leer las orientaciones PME ya que establecen claramente esta relación
Por ejemplo se debe entender que los Estándares de Desempeño, que son un instrumento adicional a los Estándares de Aprendizaje, constituyen el corazón del Sistema Nacional de Aseguramiento de Calidad de la Educación, consagrado en la Ley N°20.529. Por tanto no constituyen una buena práctica sino una obligación, que es verificada en terreno por medio de las visitas de la Agencia de la Calidad, vea aquí los Estándares actualizados.
Al mismo tiempo se debe comprender que los Estándares de Desempeño se miden en las 4 dimensiones que ya tienen los PME, a saber:
Dimensión Gestión de Pedagógica
Dimensión Gestión de Liderazgo
Dimensión Gestión de Convivencia
Dimensión Gestión de Recursos
2. Defina relaciones evidentes al momento de diseñar las Acciones del PME
Problema: La plataforma PME de comunidad escolar no solicita una relación explicita con los Estándares
Solución: Crear una relación al momento de diseñar la acción, siguiendo las orientaciones del Mineduc
Por ejemplo cuando diseña las Acciones del PME en la plataforma de comunidad escolar puede indicar en la descripción el Estándar de Desempeño con el que cada una de las Acciones del PME esta relacionada.
Esto generará una sinergia importante ya que al ejecutar las Acciones del PME respectivas estará también gestionado los Estándares de Desempeño.
3. Busque la coherencia entre la Ejecución de las Acciones del PME y los Estándares de Desempeño
Problema: Falta de correlación entre el Nivel de Ejecución de las Acciones del PME y el Nivel de Implementación de los Estándares de Desempeño
Solución: Homologar las categorías de los Estándares de Desempeño con la escala de medición de la Acciones del PME.
Por ejemplo los Estándares se miden en 4 categorías, a saber:
Desarrollo Débil
Desarrollo Incipiente
Desarrollo Satisfactorio
Desarrollo Avanzado
Por otro lado las Acciones del PME se miden como rangos de porcentajes:
No implementado (0%)
Implementación Inicial (1%-24%)
Implementación parcial (25%-49%)
Implementación intermedia (50%-74%)
Implementación avanzada (75%-99%)
Implementada (100%)
Teniendo claro estos parámetros es posible automatizar una homologación, a modo de ejemplo puede considerar la siguiente:
Desarrollo Débil = 0%-24%
Desarrollo Incipiente = 25%-74%
Desarrollo Satisfactorio = 75%-99%
Desarrollo Avanzando = 100%
De esta manera resulta lógico que a elevados niveles de ejecución de las acciones el establecimiento educacional se encuentre mas cerca del cumplimiento de los Estándares de Aprendizaje.
Lo anterior es válido sólo si su PME tiene estas consideraciones en el momento del diseño y/o implementación, ya que si el sostenedor y su equipo conciben el PME sólo como un mecanismo de asignar recursos para contratar servicios y comprar productos, no se puede esperar lograr el cumplimiento satisfactorio o avanzando de los Estándares de Desempeño.
4. Trabaje menos, optimice su tiempo y el de su equipo con un diseño bien detallado
Problema: Al diseñar las Acciones del PME no se piensa o no se consideran los Estándares de Desempeño
Solución: Considerar el o los Estándares que están relacionados con la Acción
Considere que si en su diseño de las Acciones del PME no contempla los Estándares Indicativos de Desempeño deberá crear acciones adicionales, por fuera del PME, para lograr la implementación de estos, por lo cual terminará trabajando de más y tendrá un mayor uso de recursos económicos y humanos. En cambio si desde el principio considera a qué Estándar de Desempeño aportará la Acción que esta diseñando, le bastará ejecutar las Acciones del PME para estar comprimiendo con dichos Estándares.
5. Realice mediciones Objetivas
Problema: falta de herramientas que permitan «Operacionalizar» las mediciones con las fuentes de datos existentes
Solución: definir el o los instrumentos de medición, las fuentes de datos y los criterios de éxito (Metas).
Un modelo paso a paso sugerido sería realizar las siguientes mediciones:
De esta manera podrá sacar partido a todas las fuentes de datos que diariamente se producen en el establecimiento.
TIP: Piense en Acciones PME por cada dimensión según los Estándares de Desempeño antes de crear acciones desconectadas del modelo de gestión de calidad de la Educación.
¿Cómo puede ayudar SoftPME?
SoftPME es capaz de establecer en tiempo real cuánto progresa cada dimensión del modelo de calidad, usando datos de las Acciones del PME y los Estándares de Desempeño.
¿Cómo puede elaborar el Certificado de Pago de Honorarios?
Una alternativa es contar con un sistema como SoftPME que permita obtener estos certificados automáticamente.
Otra alternativa es crear los certificados cada vez que paga una boleta de honorarios, utilizando para esto el formato sugerido por la Superintendencia de Educación en el instructivo señalado.
Otra forma de hacer este trabajo es con las plantillas que pones a disposición para todo el que lo necesite.
A continuación puede observar el formato del certificado de pago de honorarios sugerido por la Superintendencia de Educación y descargar los archivos para elaborarlo.
Caso Práctico (Ejemplo incluye plantilla excel y tutorial):
Una escuela tiene en su PME la siguiente Acción de Mejoramiento Educativo:
Dimensión: Gestión Pedagógica
Objetivo Estratégico: Sistematizar prácticas diversificadas que aseguren el aprendizaje integral de los estudiantes y el cumplimiento de las bases curriculares
Estrategia: Implementación de trabajo colaborativo y coenseñaza con profesionales PIE
Subdimensiones: Gestión curricular, Enseñanza y aprednizaje en el aula y Apoyo al desarrollo de los estudiantes
Acción: Adecuación Curricular para estudiantes con NEE
Descripción: Trabajo colaborativo entre docentes y equipo PIE
Responsable: Jefe Técnico
Recursos: materiales de oficina, extensiones horarias, capactiaciones, evaluaciones
Medios de Verificación: Adecuaciones realizadas
Presupuesto SEP: $2.000.000
Presupuesto PIE: $2.000.000
Escenario:
Supongamos que la escuela gasto todo el presupuesto y que en la comunidad escolar, en la fase de implementación, señaló que esta acción tuvo un nivel de ejecución del 100%
La pregunta es ¿Cómo puede la escuela determinar si esta acción tuvo el impacto esperado?, para esto se evalúa el nivel de contribución de la Acción al logro del Objetivos Estratégico, pero ¿Cómo sabemos que esta evaluación (alto, medio, bajo) es real y no es una opinión?
Solución:
Hay que medir el impacto, para esto hay distintas técnicas, la que nosotros recomendamos es establecer rangos de porcentajes que darán la categoría respectiva (alto, medio, bajo).
En este caso la Acción pretende aportar en la instalación de prácticas diversificadas, sea en planificación o evaluación, para asegurar el aprendizaje de todos los estudiantes incluídos los aquellos con NEE, entonces la escuela debería, y la meta es que el 100% de los docentes participen de instancias para la diversificación de las prácticas pedagógicas.
Entonces hay varios elementos para evaluar esta acción:
Porcentaje de profesores que participaron
Porcentaje de alumnos que cuentan con los conocimientos y habilidades necesarias según su ciclo y bases o programas
Conclusión:
Esta escuela tendrá más de una dificultad para medir el impacto de esta Acción en concreto, por lo que deberá contar con apoyo y herramientas adecuadas. Por ejemplo en la medición 2 probablemente deberá realizar diagnósticos a todos los estudiantes (inicial, intermedio y final) para obtener medidas concretas.
Esto refleja que el diseño de la acción debe ser pensado detenidamente, teniendo siempre presente que la medición del impacto sea factible.
Para las escuelas que tienen este desafío proponemos una plantilla excel y una explicación en video para usarla.
Para descargar la plantilla excel haga clic (aquí)
Para responder al Cómo Unir el PME y las Finanzas de su escuela primero debemos responder:
¿Por qué recomendamos unir el PME y las Finanzas?
Porque permite el monitoreo del PME, el seguimiento del presupuesto, las rendiciones de cuentas y estar preparados para cualquier fiscalización
Consideraciones:
La SuperEduc rechaza gastos por dos motivos principales:
1. falta de pertinencia y falta de documentación.
2. La falta de pertinencia es porque el gasto, es decir, no esta asociado con una acción del PME, o no se ajusta al fin de la subvención.
Por tanto, si queremos evitar estos problemas hay que unir el PME y las Finanzas.
Problema:
-El director(a) solicita insumos para imprimir guías para talleres de nivelación.
-El administrador procede a la compra e imputa la factura a SEP, sin especificar ninguna acción concreta.
-Mas adelante el equipo de gestión tiene que juntarse a distribuir cada gasto en cada acción del plan de mejoramiento educativo.
-En este caso puede resultar bastante tedioso distribuir todos los gastos, es por esto que muchas escuelas simplemente no lo hacen.
-¿Qué pasaría si al hacer la solicitud se marca la acción y la subvención a la que pertenece el requerimiento?. Claramente este un paso que ayuda a integrar el PME y las Finanzas.
Solución:
Nuestra propuesta es SoftPME un sistema paso a paso con las reglas de la SuperEduc que integra el PME y las Finanzas.
Para las escuelas con un nivel de gestión menos burocrático o mas pequeñas disponemos de una plantilla excel para integrar el PME y las Finanzas.
Esta plantilla es completamente funcional y ha sido pensada para las escuelas que no cuentan con un sistema como SoftPME o similar para ejecutar este proceso. La primera hoja contiene las acciones con su presupuesto y la segunda hoja contiene los gastos, esto permitirá un control centralizado.
Cómo calcular remuneraciones SEP por Acción paso a paso se refiere a establecer el costo total y por cada uno de los haberes con el máximo nivel de detalle posible.
Esto permite a las escuelas saber cuánto es el sueldo base, horas extras, bonos e incentivos que se pagan por SEP con cargo a cada acción del Plan de Mejoramiento Educativo.
Si usted necesita esta información sólo se trata de añadir a cada rut de funcionario con horas SEP, sea docente o asistente de la educación el nombre de la Acción del PME para la cual ha sido contratado.
El problema es que año tras año las acciones van cambiando y no siempre cambian con ellas los contratos o anexos de contrato donde se establecen las acciones para las que una determinada persona fue contratada.
Consideraciones:
Según el artículo 8 bis de la ley 20248 las contrataciones SEP deben estar relacionadas con las acciones del PME.
Supongamos que una persona X tiene 10 horas SEP en su contrato –> 5 horas SEP para la Acción 1 y 5 horas SEP para la Acción 2.
Tenga presente que en otros casos incluso se generan cambios de acción durante el año, es decir, la persona X podría dejar de prestar sus 5 horas en la acción 2 y ahora estar prestando esas 5 horas en la Acción 3.
Estas distribuciones no afectan la rendición, por eso las escuelas rinden a tiempo, pero si afecta en las fiscalizaciones y la documentación de los trabajos realizados por estos funcionarios, aunque esto es otro tema.
Entonces lo mínimo requerido, aunque usted no tenga un cálculo exacto, es tener los contratos o anexos de contrato según corresponda con la acción del PME actualizada, en la cual presta servicios el funcionario.
Bases para el procedimiento
Al tener solucionada la parte formal, entonces surgen otras tres preguntas interesantes para el cálculo remuneraciones SEP por Acción, que se pueden resolver técnicamente de distintas maneras:
¿Cuál es el costo total de las remuneraciones SEP en un mes o en un año?
¿Por cada acción del PME cuánto es el costo total de remuneraciones?
¿Cuál es el porcentaje de uso de recursos SEP destinado a remuneraciones?
Pues bien la solución a la primera pregunta es mas menos obvia: (Total Haberes SEP + Aportes Patronales SEP) – Haberes no rendibles SEP. Ahora el problema es que la mayoría paga las remuneraciones y previred desde la misma cuenta, hace un sólo pago en cada caso, entonces no tiene una técnica para dividir o prorratear los aportes patronales, que es el dato más «complicado» de obtener, las soluciones para esto son varias:
Contar con un software de remuneraciones que entregue todo separado, hay algunos con TECED (se puede buscar en google con esas siglas), aquí el problema es que hay que aprender a ocupar la herramienta.
Otra opción es aplicar formulas de excel sobre el archivo txt que se descarga desde previred, aquí el criterio para prorratear pueden ser el total de horas por subvención, el total imponible u otro que la escuela defina como apropiado a su realidad financiera.
También puede contratar un servicio de elaboración de liquidaciones de sueldo, en este caso deberá asegurarse que le entregarán todo hecho listo para rendir a la SuperEduc y con todos los aportes prorrateados según el criterio seleccionado por la escuela.
La última opción es la menos recomendada y se trata de no considerar los aportes patronales y sólo considerar los Haberes SEP menos los haberes no rendibles (cargar familiares por lo general). El problema que tiene este método es que oculta el verdadero resultado financiero final.
Procedimiento final
Ahora supongamos ya tenemos solucionado el tema de dividir los aportes patronales por subvención para el cálculo remuneraciones SEP por Acción, entonces podemos avanzar hacia calcular el costo de las remuneraciones SEP por acción del PME, para esto debo tener lo siguiente:
Una planilla con todos los haberes y aportes patronales SEP, con el rut del trabajador
Otra planilla con el rut del trabajador, horas SEP y nombre de la Acción del PME para la que fue contratado o requerido
Las dos planillas anteriores permiten hacer el cruce y obtener el resultado por acción
Finalmente para determinar el porcentaje de recursos de la SEP destinados a remuneraciones deberemos sumar al costo total los honorarios pagados en el mismo periodo, el resultado lo dividiremos por el total de recursos SEP percibidos en el periodo. Con esto sabremos si estamos cumpliendo con la regla del 50%.
En nuestro caso, nosotros aplicamos las tres técnicas para prorratear los aportes patronales ya que algunas escuelas nos entregan sus libros de remuneraciones con los aportes patronales ya divididos, otras escuelas debemos bajar el previred del mes para cruzarlo con su libro de remuneraciones, y en otras escuelas les vendemos el servicio de elaboración de las liquidaciones de sueldo.
Observe la siguiente imagen con el resultado del proceso descrito:
Nota: Si necesita ayuda con este tema puede agendar una videollamada haciendo clic aquí, es 100% gratis, también puede utilizar nuestro chat si necesita una comunicación más directa o solicitar un llamado telefónico.
Para ejemplificar un procedimiento práctico, real, simple y acorde a la normativa tomaremos como base la acción del PME que nostros recomendamos para poder contratar nuestro sistema. Lo primero es el sustento legal de la contratación y la estructura interna de la acción; lo segundo es un check list de validación
PARTE 1:
Sustento legal: Dictamen 47 de la Superintendencia de Educación
Acción Sugerida para el PME
Dimensión: Gestión de Recursos
Subdimensión: Gestión de recursos Administrativos y Financieros
Título: Mejorar la Gestión de Recursos
Descripción:
Mejorar la gestión de recursos por medio de la implementación de un sistema integrado que permita documentar la ejecución operativa de las acciones del PME y planes ministeriales, así como su monitoreo en términos financieros, que facilite la rendición de cuentas, la acreditación de saldos y las respuestas ante fiscalización, sirviendo de apoyo estratégico al liderazgo del sostenedor y del equipo directivo para evaluar la efectividad de las acciones del PME y el impacto en los aprendizajes que tienen las distintas inversiones y gastos realizados durante el año escolar. Este sistema es complementario, distinto y no reemplazará la contabilidad oficial, que requiere la legislación tributaria, a la que esta afecta la entidad sostenedora.
Fecha Inicio: 01-01-2020
Fecha Fin: 31-12-2020
Recursos:
Licencias para el uso de de la plataforma SoftPME, capacitaciones y acompañamiento en el uso e implementación del sistema, equipos computacionales recursos humanos, material de oficina, Internet y periféricos necesarios para la adecuada implementación de la acción.
Responsable: Sostenedor
Planes: todos los planes ministeriales
Programa:
Medios de verificación: informe de saldos por acción del PME, informe de actividades y eventos por acción del PME, informe de avance del PME, archivos de rendición de cuentas
Financiamiento: Ley SEP $3.000.000 (si el contrato es de enero a diciembre)
PARTE 2:
Chek de validación de un gasto SEP (según dictamen 47):
¿Esta relacionado con una acción especifica del PME?: Sí, la del ejemplo
¿Sirve al objeto de la Ley SEP (Mejoramiento de la calidad de la educación con especial énfasis en alumnos prioritarios): sí, porque permite la gestión operativa del PME, incluso la de planes específicos y el PEI
¿Los alumnos prioritarios y/o preferentes tienen participación en el gasto?: No directamente, sólo indirectamente
¿Los alumnos prioritarios y/o preferentes tienen participación en el gasto?: No directamente, sólo indirectamente
¿Corresponde al normal funcionamiento de la escuela?: No, porque dice relación con una acción de mejoramiento, lo normal aquí es la contabilidad tradicional
¿Se trata de remuneraciones con financiamiento especifico: No
¿Con qué número del dictamen 47 se puede identificar este sistema?: con el número 12 «plataformas digitales y software destinadas… al fortalecimiento de los instrumentos de apoyo de la actividad educativa» ¿por qué? porque el sistema parte por el PME, y la realización de actividades, eventos, tareas, reuniones necesarias para ejecutar y documentar las acciones del PME y sus gastos asociados. Junto con ello el legislador y en el propio dictamen no especifican lo que entienden por «Actividad educativa». Pero todos podemos estar de acuerdo que gestionar el PME es una actividad educativa, de allí la pertinencia.
¿Cuál sería la cuenta de imputación del gasto? 410604 – RECURSOS AUDIOVISUALES Y SOFTWARE EDUCATIVO ¿Por qué? por que es un software de apoyo a la actividad educativa, en este caso, una actividad educativa relacionada con ejecutar, seguir, monitorear y evaluar el PME.
En definitiva ¿Es posible contratar SoftPME con dineros de la Ley SEP? sí ya que se trata de una acción de mejoramiento, en el área de recursos, no relacionada con el normal funcionamiento de la escuela, que esta destinada al apoyo de las actividades educativas relacionadas al PME.
Conclusión: A cualquier contratación de servicios se le puede aplicar el check list que se obtiene al desglosar el dictamen 47, y con ello discriminar si el gasto ejecutado se ajusta a lo dispuesto en la normativa.
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