D Este artículo es para sostenedores y equipos directivos que buscan lograr PMEs eficaces y cumplir los Estándares de Calidad de manera simultánea

•  Problema: Las Acciones del PME no tienen impacto o no dan resultados
• Solución: Ejecutar cada Acción como un proyecto

En este artículo describimos un modelo simple y paso a paso para lograr que las Acciones del PME realmente funcionen.

Junto con describir el modelo daremos ideas de herramientas que puede emplear para implementar este modelo.

Aquí partimos de la base que su PME tienen la «Intención» de lograr el mejoramiento Educativo y que no se trata de un PME sólo para comprar productos y contratar servicios.

Considere que aunque tenga un PME correctamente diseñado, con un buen diagnóstico de los aprendizajes y de la gestión institucional, creado participativamente con toda la comunidad educativa, siguiendo las orientaciones del MINEDUC y de la Agencia de la Calidad y que además se orienta al cumplimiento de los estándares de aprendizaje e indicativos de desempeño, si este no es ejecutado correctamente es casi igual a tener un mal PME que solo se ha creado para cumplir con el MINEDUC y recibir los recursos SEP.

Por lo anterior la evaluación del nivel de ejecución de las Acciones del PME y el grado de cumplimiento de los indicadores de las estrategias debe basarse en datos objetivos.

Aquí abordamos particularmente como producir insumos para evaluar la ejecución de las Acciones del PME que puedan complementar la ejecución financiera de las mismas.

También consideramos que la literatura de la Agencia de la Calidad y el Mineduc son necesarias pero deben orientar la practica concreta con modelos, plantillas y herramientas ad hoc.

Modelo para lograr que las Acciones del PME realmente funcionen

Paso 1: Divida cada Acción del PME en tareas, asígnele responsable, fecha de inicio y termino

Ejemplo:

supongamos que tiene una Acción denominada «Implementar club de lectura digital y multimedia en el primer ciclo básico» y que el objetivo de esta acción es mejorar la velocidad y comprensión lectora.

Su trabajo como equipo sería dividir esta acción en todas las tareas necesarias para ejecutarla correctamente, para esto simplemente puede utilizar una lista de tareas como esta:

• • 1: Determinar la población objetivo (ej. todos los alumnos prioritarios y no prioritarios que se encuentran por debajo de la media, según diagnóstico x)
  • 2: Informar a los apoderados por medio de un newslater, un email automático un sms, etc.
  • 3: Reunirse una vez al mes para analizar los resultados
  • 4: Adquirir los títulos digitales y/o multimedios
  • 5: Contratar o asignar horas al responsable o los responsables de ejecutar el club
  • n: las que correspondan
    

Como principio fundamental de este paso N° 1 es que toda Acción de Mejoramiento se compone de un conjunto de tareas necesarias para su implementación.

Este paso le dará un «mapa» y lo más importante permitirá la participación de distintos actores en los que se encontrará delegada la responsabilidad de lograr que las Acciones del PME realmente funcionen.

Además le dará una medida «objetiva» del nivel de avance ya que el progreso será igual a:

Progreso Acción = Número Total de Tareas completadas / Número Total de tareas planificadas

Nota: Esta medida puede ser promediada con el porcentaje de ejecución presupuestaría de cada Acción del PME.

Paso 2: Tome evidencia de la ejecución de cada tarea

Para esto hay que tener claro que evidencia y medio de verificación no es lo mismo, aunque son muy parecidos y suelen confundirse.

Una evidencia es cualquier documento con el que cuente en relación a un determinado tema, por ejemplo una factura o un comprobante de pago son evidencias de la ejecución de la Acción, pero no son medios de verificación.

Los medios de verificación suelen ser informes que dan cuentan del impacto logrado mediante la ejecución de una Acción.

Es por esta razón que cuando su PME es monitoreado por la Agencia o la DEPROV sus medios de verificación son calificados como óptimo, insuficiente o ausente (si no cuenta con documentos)

 Un ejemplo de esto sería el siguiente:

En la Acción de ejemplo del paso 1 supongamos que usted estableció que su medio de verificación sería un informe de monitoreo de la velocidad lectora de los alumnos del primer ciclo básico. 

No obstante cada una de las tareas en las que se dividió la Acción generará evidencias más allá del informe mencionado. Por ejemplo la tarea 1que busca determinar la población objetivo beneficiaría de la Acción producirá un listado con un conjunto de alumnos específicos. En este caso, esta evidencia es un complemento perfecto para su medio de verificación principal.

En este punto también se puede aplicar una formula para medir el progreso:

Progreso de los Medios de verificación =  Número de medios de verificación disponibles / Número Total de medios de verificación comprometidos

Paso 3: Mida el cumplimiento de las tareas por responsable

Si consideramos que la escuela tiene muchas responsabilidades y tareas que cumplir estamos obligados a tener mecanismos de medición y/o seguimiento que sean fáciles de implementar. En este caso por ejemplo clasificar cada tarea como ejecutada o no ejecutada, es algo práctico y simple.

 De esta manera también podrá contar con una formula que de cuenta forma objetiva de sus avances:

Cumplimiento del Responsable = Total Tareas completadas por el responsable / Total Tareas asignadas 

 ¿Qué herramientas permiten que las Acciones del PME realmente funcionen aplicando este modelo?

 A continuación una lista de herramientas:

• Nuestra plantilla Excel diseñada especialmente para medir el avance del PME por el promedio de sus gastos y tareas: útil para escuelas donde el PME es ejecutado por pocas personas.
• Un gestor de proyectos como Asana, Monday, Ms Project, Trello etc., debe considerar que estos entornos debe adaptarlos a sus necesidades: estas soluciones son útiles para escuelas que necesitan mucha colaboración y que quieren hacer de cada tarea un desafío profesional.
• Nuestro sistema SoftPME que realiza la función de gestión de proyectos y que aplica el modelo que aquí hemos descrito: esta es la solución que usamos con nuestros clientes y que promovemos con mas fuerzas porque esta diseñada para mantener las tareas unidas con la Acción del PME y con el presupuesto por subvención según las normas contables de la SuperEduc.