Cómo evitar rechazo de gastos

Para ejemplificar un procedimiento práctico, real, simple y acorde a la normativa tomaremos como base la acción del PME que nostros recomendamos para poder contratar nuestro sistema. Lo primero es el sustento legal de la contratación y la estructura interna de la acción; lo segundo es un check list de validación

PARTE 1:

Sustento legal: Dictamen 47 de la Superintendencia de Educación

Acción Sugerida para el PME

Dimensión: Gestión de Recursos

Subdimensión: Gestión de recursos Administrativos y Financieros

Título: Mejorar la Gestión de Recursos

Descripción: 

Mejorar la gestión de recursos por medio de la implementación de un sistema integrado que permita documentar la ejecución operativa de las acciones del PME y planes ministeriales, así como su monitoreo en términos financieros, que facilite la rendición de cuentas, la acreditación de saldos y las respuestas ante fiscalización, sirviendo de apoyo estratégico al liderazgo del sostenedor y del equipo directivo para evaluar la efectividad de las acciones del PME y el impacto en los aprendizajes que tienen las distintas inversiones y gastos realizados durante el año escolar. Este sistema es complementario, distinto y no reemplazará la contabilidad oficial, que requiere la legislación tributaria, a la que esta afecta la entidad sostenedora.

Fecha Inicio: 01-01-2020

Fecha Fin: 31-12-2020

Recursos: 

Licencias para el uso de de la plataforma SoftPME, capacitaciones y acompañamiento en el uso e implementación del sistema, equipos computacionales recursos humanos, material de oficina, Internet y periféricos necesarios para la adecuada implementación de la acción.

Responsable: Sostenedor

Planes: todos los planes ministeriales

Programa: 

Medios de verificación: informe de saldos por acción del PME, informe de actividades y eventos por acción del PME, informe de avance del PME, archivos de rendición de cuentas

Financiamiento: Ley SEP $3.000.000 (si el contrato es de enero a diciembre)

PARTE 2:

Chek de validación de un gasto SEP (según dictamen 47):

1. ¿Esta relacionado con una acción especifica del PME?: Sí, la del ejemplo 
2. ¿Sirve al objeto de la Ley SEP (Mejoramiento de la calidad de la educación con especial énfasis en alumnos prioritarios): sí, porque permite la gestión operativa del PME, incluso la de planes específicos y el PEI
3. ¿Los alumnos prioritarios y/o preferentes tienen participación en el gasto?: No directamente, sólo indirectamente
4. ¿Los alumnos prioritarios y/o preferentes tienen participación en el gasto?: No directamente, sólo indirectamente
5. ¿Corresponde al normal funcionamiento de la escuela?: No, porque dice relación con una acción de mejoramiento, lo normal aquí es la contabilidad tradicional
6. ¿Se trata de remuneraciones con financiamiento especifico: No
7. ¿Con qué número del dictamen 47 se puede identificar este sistema?: con el número 12 «plataformas digitales y software destinadas… al fortalecimiento de los instrumentos de apoyo de la actividad educativa»  ¿por qué? porque el sistema parte por el PME, y la realización de actividades, eventos, tareas, reuniones necesarias para ejecutar y documentar las acciones del PME y sus gastos asociados. Junto con ello el legislador y en el propio dictamen no especifican lo que entienden por «Actividad educativa». Pero todos podemos estar de acuerdo que gestionar el PME es una actividad educativa, de allí la pertinencia.
8. ¿Cuál sería la cuenta de imputación del gasto? 410604 – RECURSOS AUDIOVISUALES Y SOFTWARE EDUCATIVO ¿Por qué? por que es un software de apoyo a la actividad educativa, en este caso, una actividad educativa relacionada con ejecutar, seguir, monitorear y evaluar el PME.  

En definitiva ¿Es posible contratar SoftPME con dineros de la Ley SEP? sí ya que se trata de una acción de mejoramiento, en el área de recursos, no relacionada con el normal funcionamiento de la escuela, que esta destinada al apoyo de las actividades educativas relacionadas al PME.      

Conclusión: A cualquier contratación de servicios se le puede aplicar el check list que se obtiene al desglosar el dictamen 47, y con ello discriminar si el gasto ejecutado se ajusta a lo dispuesto en la normativa.