Preparamos el siguiente articulo porque no son pocos los sostenedores que habiendo contratado funciones con cargo a la Subvención Escolar Preferencial y teniendo las liquidaciones de sueldo, boletas de honorarios, pagos previsionales o impuestos respectivos, les observan y/o rechazan las remuneraciones pagadas por subvención preferencial, o no saben si en caso de fiscalización cumplirían o no con las exigencias de la superintendencia de educación. Por ello, en este sencillo artículo les damos algunas ideas para que ajusten sus procedimientos, y si no tienen la evidencia la puedan construir antes de que llegue la fiscalización.
Referencias normativas o procedimentales:
- Artículo 8 bis Ley 20.248
- Instructivo de control y respaldo de gastos
Lo primero que se debe determinar es que el sostenedor puede destinar horas SEP ya sea total o parcialmente a un funcionario docente o asistente de la educación, siempre y cuando la función en cuestión no sea alguna de las requeridas para el normal funcionamiento de la escuela (Directivos, docentes plan de estudio, auxiliares de aseo, inspectores de patio), por sobre este mínimo las funciones pueden ser contratadas por SEP (no olvidar que los incentivos al desempeño, que pueden pagarse con SEP, no son exclusivamente para los funcionarios que tienen horas SEP, aquí se puede incluir a todo el personal del establecimiento).
La siguiente explicación se hace en términos simples, no jurídicos (pero basados en dichos criterios), con el objeto de responder directamente a las preguntas más comunes en esta materia. Primero indicaremos cuales son los respaldos a considerar, y en qué casos aplican, a saber:
- Contrato o anexo de contrato con referencia clara a la acción del PME y a las horas SEP del funcionario(a), docente o asistente de la educación.
- Informe mensual de gestión del funcionario(a) firmado por este y por su superior inmediato
- Bitácora o planificación de clases
- Lista de participantes (alumnos, docentes, directivos, apoderados, etc.)
- Comprobantes de pago (liquidación de sueldo, pago de la remuneración y de las imposiciones)
| Tipo de Caso | Contrato o Anexo de contrato | Informe Mensual | Bitácora o planificación de clases | Lista de participantes por clase o sesión |
| Docente con horas SEP | Sí | No | Sí | Sí |
| Docente 100% SEP | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Monitor de Taller, docente | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Monitor de taller, no docente | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Administrativo con horas SEP | Sí | Sí | No | No |
| Administrativo 100% SEP | Sí | Sí | No | No |
Nota 1: de esta tabla se puede buscar otras combinaciones.
Nota 2: este control también es recomendable como “buena práctica” a las remuneraciones canceladas con recursos de integración y de pro-retención.
Nota 3: la documentación obligatoria será las liquidaciones de sueldo, el comprobante de pago de las remuneraciones, la previsión y/o los impuestos en el caso de los honorarios.
¿Si el funcionario(a) tiene una extensión horaria, es decir, no es 100% SEP cuántas liquidaciones de sueldo corresponden?
Lo ideal sería una por cada fuente de financiamiento para distribuir correctamente en cada subvención los costos previsionales y los aportes patronales. Otra forma sería una liquidación unificada pero que diferencia al menos los haberes principales (ej. Sueldo base general, sueldo base SEP). Y lo que no recomendamos es una liquidación de sueldos sin distinciones, ya que, si bien esto puede dar flexibilidad al sostenedor a la hora de elaborar la planilla de rendición de remuneraciones, le dificultará demostrar documentalmente que los recursos de la Subvención Escolar Preferencial se invirtieron en la ejecución de las acciones del Plan de Mejoramiento Educativo y no en las funciones regulares del establecimiento educacional.
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