Cómo lograr que las Acciones del PME realmente funcionen

Cómo lograr que las Acciones del PME realmente funcionen

D Este artículo es para sostenedores y equipos directivos que buscan lograr PMEs eficaces y cumplir los Estándares de Calidad de manera simultánea

  •  Problema: Las Acciones del PME no tienen impacto o no dan resultados
  • Solución: Ejecutar cada Acción como un proyecto

En este artículo describimos un modelo simple y paso a paso para lograr que las Acciones del PME realmente funcionen.

Junto con describir el modelo daremos ideas de herramientas que puede emplear para implementar este modelo.

Aquí partimos de la base que su PME tienen la «Intención» de lograr el mejoramiento Educativo y que no se trata de un PME sólo para comprar productos y contratar servicios.

Considere que aunque tenga un PME correctamente diseñado, con un buen diagnóstico de los aprendizajes y de la gestión institucional, creado participativamente con toda la comunidad educativa, siguiendo las orientaciones del MINEDUC y de la Agencia de la Calidad y que además se orienta al cumplimiento de los estándares de aprendizaje e indicativos de desempeño, si este no es ejecutado correctamente es casi igual a tener un mal PME que solo se ha creado para cumplir con el MINEDUC y recibir los recursos SEP.

Por lo anterior la evaluación del nivel de ejecución de las Acciones del PME y el grado de cumplimiento de los indicadores de las estrategias debe basarse en datos objetivos.

Aquí abordamos particularmente como producir insumos para evaluar la ejecución de las Acciones del PME que puedan complementar la ejecución financiera de las mismas.

También consideramos que la literatura de la Agencia de la Calidad y el Mineduc son necesarias pero deben orientar la practica concreta con modelos, plantillas y herramientas ad hoc.

Modelo para lograr que las Acciones del PME realmente funcionen

Paso 1: Divida cada Acción del PME en tareas, asígnele responsable, fecha de inicio y termino

Ejemplo:

supongamos que tiene una Acción denominada «Implementar club de lectura digital y multimedia en el primer ciclo básico» y que el objetivo de esta acción es mejorar la velocidad y comprensión lectora.

Su trabajo como equipo sería dividir esta acción en todas las tareas necesarias para ejecutarla correctamente, para esto simplemente puede utilizar una lista de tareas como esta:

    • 1: Determinar la población objetivo (ej. todos los alumnos prioritarios y no prioritarios que se encuentran por debajo de la media, según diagnóstico x)
    • 2: Informar a los apoderados por medio de un newslater, un email automático un sms, etc.
    • 3: Reunirse una vez al mes para analizar los resultados
    • 4: Adquirir los títulos digitales y/o multimedios
    • 5: Contratar o asignar horas al responsable o los responsables de ejecutar el club
    • n: las que correspondan

Como principio fundamental de este paso N° 1 es que toda Acción de Mejoramiento se compone de un conjunto de tareas necesarias para su implementación.

Este paso le dará un «mapa» y lo más importante permitirá la participación de distintos actores en los que se encontrará delegada la responsabilidad de lograr que las Acciones del PME realmente funcionen.

Además le dará una medida «objetiva» del nivel de avance ya que el progreso será igual a:

Progreso Acción = Número Total de Tareas completadas / Número Total de tareas planificadas

Nota: Esta medida puede ser promediada con el porcentaje de ejecución presupuestaría de cada Acción del PME.

Paso 2: Tome evidencia de la ejecución de cada tarea

Para esto hay que tener claro que evidencia y medio de verificación no es lo mismo, aunque son muy parecidos y suelen confundirse.

Una evidencia es cualquier documento con el que cuente en relación a un determinado tema, por ejemplo una factura o un comprobante de pago son evidencias de la ejecución de la Acción, pero no son medios de verificación.

Los medios de verificación suelen ser informes que dan cuentan del impacto logrado mediante la ejecución de una Acción.

Es por esta razón que cuando su PME es monitoreado por la Agencia o la DEPROV sus medios de verificación son calificados como óptimo, insuficiente o ausente (si no cuenta con documentos)

 Un ejemplo de esto sería el siguiente:

En la Acción de ejemplo del paso 1 supongamos que usted estableció que su medio de verificación sería un informe de monitoreo de la velocidad lectora de los alumnos del primer ciclo básico. 

No obstante cada una de las tareas en las que se dividió la Acción generará evidencias más allá del informe mencionado. Por ejemplo la tarea 1que busca determinar la población objetivo beneficiaría de la Acción producirá un listado con un conjunto de alumnos específicos. En este caso, esta evidencia es un complemento perfecto para su medio de verificación principal.

En este punto también se puede aplicar una formula para medir el progreso:

Progreso de los Medios de verificación =  Número de medios de verificación disponibles / Número Total de medios de verificación comprometidos

 

Paso 3: Mida el cumplimiento de las tareas por responsable

Si consideramos que la escuela tiene muchas responsabilidades y tareas que cumplir estamos obligados a tener mecanismos de medición y/o seguimiento que sean fáciles de implementar. En este caso por ejemplo clasificar cada tarea como ejecutada o no ejecutada, es algo práctico y simple.

 De esta manera también podrá contar con una formula que de cuenta forma objetiva de sus avances:

Cumplimiento del Responsable = Total Tareas completadas por el responsable / Total Tareas asignadas 

 

 ¿Qué herramientas permiten que las Acciones del PME realmente funcionen aplicando este modelo?

 A continuación una lista de herramientas:

  • Nuestra plantilla Excel diseñada especialmente para medir el avance del PME por el promedio de sus gastos y tareas: útil para escuelas donde el PME es ejecutado por pocas personas.
  • Un gestor de proyectos como Asana, Monday, Ms Project, Trello etc., debe considerar que estos entornos debe adaptarlos a sus necesidades: estas soluciones son útiles para escuelas que necesitan mucha colaboración y que quieren hacer de cada tarea un desafío profesional.
  • Nuestro sistema SoftPME que realiza la función de gestión de proyectos y que aplica el modelo que aquí hemos descrito: esta es la solución que usamos con nuestros clientes y que promovemos con mas fuerzas porque esta diseñada para mantener las tareas unidas con la Acción del PME y con el presupuesto por subvención según las normas contables de la SuperEduc.

Impacto de las Acciones PME: ¿Cómo medirlo?

Impacto de las Acciones PME: ¿Cómo medirlo?

Caso Práctico (Ejemplo incluye plantilla excel y tutorial):

Una escuela tiene en su PME la siguiente Acción de Mejoramiento Educativo:

Dimensión: Gestión Pedagógica

Objetivo Estratégico: Sistematizar prácticas diversificadas que aseguren el aprendizaje integral de los estudiantes y el cumplimiento de las bases curriculares

Estrategia: Implementación de trabajo colaborativo y coenseñaza con profesionales PIE

Subdimensiones: Gestión curricular, Enseñanza y aprednizaje en el aula y Apoyo al desarrollo de los estudiantes

Acción: Adecuación Curricular para estudiantes con NEE

Descripción: Trabajo colaborativo entre docentes y equipo PIE

Responsable: Jefe Técnico

Recursos: materiales de oficina, extensiones horarias, capactiaciones, evaluaciones

Medios de Verificación: Adecuaciones realizadas

Presupuesto SEP: $2.000.000

Presupuesto PIE: $2.000.000

Escenario:

Supongamos que la escuela gasto todo el presupuesto y que en la comunidad escolar, en la fase de implementación, señaló que esta acción tuvo un nivel de ejecución del 100%

La pregunta es ¿Cómo puede la escuela determinar si esta acción tuvo el impacto esperado?, para esto se evalúa el nivel de contribución de la Acción al logro del Objetivos Estratégico, pero ¿Cómo sabemos que esta evaluación (alto, medio, bajo) es real y no es una opinión?

Solución:

Hay que medir el impacto, para esto hay distintas técnicas, la que nosotros recomendamos es establecer rangos de porcentajes que darán la categoría respectiva (alto, medio, bajo).

En este caso la Acción pretende aportar en la instalación de prácticas diversificadas, sea en planificación o evaluación, para asegurar el aprendizaje de todos los estudiantes incluídos los aquellos con NEE, entonces la escuela debería, y la meta es que el 100% de los docentes participen de instancias para la diversificación de las prácticas pedagógicas.

Entonces hay varios elementos para evaluar esta acción:

  1. Porcentaje de profesores que participaron
  2. Porcentaje de alumnos que cuentan con los conocimientos y habilidades necesarias según su ciclo y bases o programas

Conclusión:

Esta escuela tendrá más de una dificultad para medir el impacto de esta Acción en concreto, por lo que deberá contar con apoyo y herramientas adecuadas. Por ejemplo en la medición 2 probablemente deberá realizar diagnósticos a todos los estudiantes (inicial, intermedio y final) para obtener medidas concretas.

Esto refleja que el diseño de la acción debe ser pensado detenidamente, teniendo siempre presente que la medición del impacto sea factible.

Para las escuelas que tienen este desafío proponemos una plantilla excel y una explicación en video para usarla.

 

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP:

El dictamen 47 del año 2018 de la superintendencia de educación establece que los sistemas informáticos que se pueden adquirir o arrendar con recursos SEP deben servir para el mejoramiento educativo, en los ámbitos que el propio dictamen especifica.

Un análisis del dictámen puede verlo aquí :

https://aiged.cl/2018/11/22/uso-de-recursos-de-la-ley-sep-en-productos-y-servicios-tecnologicos/

No hay dudas que la respuesta en este caso es que no se puede adquirir o arrendar Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP.

Esto porque el gasto debe ser financiado con la subvención general ya que no está orientado al mejoramiento educativo.

La relevancia de este tema radica en que muchos sostenedores contratan sistemas de rendición de cuentas porque alguien les dijo que si lo pueden pagar por SEP.

Este es un error técnico que puede implicar el rechazo del gasto. Decimos «puede» porque eso se define en fiscalización, si la escuela no es fiscalizada pasará sin observación.

En otros casos contratan el servicio de rendición de cuentas e incluso la contabilidad con recursos SEP, lo que es un error porque el gasto sigue siendo de propósito general, no relacionado al mejoramiento educativo.

Alternativa

¿Un sistema integral o un servicio que vaya desde la gestión del PME, el PEI, hacia las rendiciones de cuentas y el control financiero, vinculando estos aspectos, se podría financiar con SEP?

En este caso es distinto, este tipo de sistema si se puede contratar por SEP.

El dictamen 47 establece que los sistemas que sirvan al PEI, al PME, y por ende al mejoramiento educativo manera directa o auxiliar pueden ser contratados con recursos SEP

Lo más importante es diseñar una acción en el PME que refleje la relación de este gasto con el mejoramiento educativo o sus procesos vinculados.

Un gasto en software de estas características debe ir imputado a la cuenta 410604 de recursos audiovisuales y software educativo.

Fuente recomendada: https://www.supereduc.cl/contenidos-de-interes/uso-de-recursos-sep-para-software-hardware-y-servicios-tecnologicos/

Bonus track:

Si en su PME 2019 hay alguna acción con los títulos:

«Plataforma de rendición de cuentas», «Servicio de Contabilidad», «Software de remuneraciones», «Software de contabilidad»

O cualquiera similar debe saber que los gastos relacionados a esa acción, tienen una alta probabilidad de ser rechazados.

Recuerde que estas acciones puede modificarlas o crear una nueva durante el período de implementación.

¿Cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil?

¿Cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil?

Para responder al cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil, de todas las subvenciones escolares, SEP, Mantenimiento, Pro-retención, General, PIE, siga los pasos:

Proceso Resumido:

  1. Descargar mensualmente la información del Libro de Compras y Honorarios del SII.
  2. Copiar los datos en las planillas oficiales de gastos y honorarios
  3. Categorizar la información anterior por cuenta y subvención
  4. Asegurarse que aquellos gastos categorizados en SEP estén en el PME, ver también ¿Cómo Validar los Gastos SEP 2019?
  5. Juntar las boletas manuales y electrónicas por mes, sumarlas y rendirlas como caja chica.
  6. En el caso de las remuneraciones haga una lista de haberes y descuentos, siga el ejemplo:

rendir cuentas 2019 rápido y fácil

rendir cuentas 2019 rápido y fácil remuneraciones

Consideraciones:

en este caso el artículo de cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil quiere entregar un método para escuelas que no llevan un control pormenorizado de sus movimientos financieros y que se ven complicados al momento de rendir cuentas.

De allí una escuela que lleve un control en un sistema especializado, con su contador o con sus propias planillas pueda no serle útil esta información.

No obstante, cualquier establecimiento que necesite orientación en relación a este tema puede consultar gratuitamente agendando una videollamada en Demostración Guiada.

Es importante destacar que estas videollamadas no son de ventas sino realmente para orientar en la necesidad que tiene la escuela.

Lo anterior puede resultar importante debido a que rendir cuentas 2019 rápido y fácil puede lograrlo siguiendo estos consejos, o solicitando nuestra orientación gratuita, y también si quiere ahorrarse este trabajo contratando SoftPME en su plan avanzado.

Material de apoyo oficial en: https://ptf.supereduc.cl/procesos-declarativos/rendicion-de-cuentas/rendicion-de-cuentas-material-de-apoyo-tutoriales/

Bonus track:

¿Cómo saber si registró todos los gatos que la escuela hizo durante el año para poder acreditar saldos correctamente?

En el método descrito en este artículo de cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil debe notar que se está usando información oficial del SII, complementada por sus gastos menores o de caja chica, por ende existe poco margen para el error.

En este sentido si realiza lo siguiente puede tener una medida:

  1. Sume los egresos del año de sus cuentas bancarias
  2. Reste los egresos que se ejecutaron en el año en curso pero vienen de compromisos del año anterior
  3. El resultado comparelo con el total que está rindiendo
  4. Si el monto que está rindiendo es menor, le faltan gastos que agregar en su rendición de cuentas
Cómo inventariar los productos adquiridos con recursos de la Ley SEP 20.248 según plan de cuentas 2018

Cómo inventariar los productos adquiridos con recursos de la Ley SEP 20.248 según plan de cuentas 2018

¿Cómo es el inventario de recursos SEP?

La superintendencia de educación recomienda tener un formulario de registro y control de los bienes inventariables, el que debe estar firmado por la persona responsable, lo que es especialmente útil en el caso de los productos adquiridos con recursos de la Ley SEP 20.248. Este formulario debe incluir detalles como:

  • Nombre Proveedor
  • Rut del proveedor
  • Tipo de documento
  • N° de documento
  • Fecha de documento
  • Producto
  • Cantidad
  • Precio unitario
  • Categoría
  • Total

Los campos mencionados pueden ser colocados en las columnas de una planilla excel con lo que tendrían un formato similar al propuesto por la Superintendencia de Educación. 

En el caso de SoftPME el inventario se realiza automáticamente al momento que se ingresan los gastos al sistema, e incorpora información que la Superintendencia no consideró:

  • Acción del PME bajo la que se compró el producto
  • Subvención escolar con la que se pago el producto

¿Y por qué agregamos esta información? porque es necesaria para tener una inventario separado por fuente de financiamiento y así poder responder a fiscalizaciones especificas por el uso de los recursos. También al incorporar la acción del PME mejoramos la trazabilidad y podemos dar mejores respuestas ante fiscalizaciones, que fundamente y justifiquen la compra de determinado producto.

A continuación dejamos una imagen del formato propuesto por la superintendencia de educación y una pantallazo de SoftPME.