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¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP:

El dictamen 47 del año 2018 de la superintendencia de educación establece que los sistemas informáticos que se pueden adquirir o arrendar con recursos SEP deben servir para el mejoramiento educativo, en los ámbitos que el propio dictamen especifica.

Un análisis del dictámen puede verlo aquí :

https://aiged.cl/2018/11/22/uso-de-recursos-de-la-ley-sep-en-productos-y-servicios-tecnologicos/

No hay dudas que la respuesta en este caso es que no se puede adquirir o arrendar Software contable y de rendición de cuentas con recursos SEP.

Esto porque el gasto debe ser financiado con la subvención general ya que no está orientado al mejoramiento educativo.

La relevancia de este tema radica en que muchos sostenedores contratan sistemas de rendición de cuentas porque alguien les dijo que si lo pueden pagar por SEP.

Este es un error técnico que puede implicar el rechazo del gasto. Decimos “puede” porque eso se define en fiscalización, si la escuela no es fiscalizada pasará sin observación.

En otros casos contratan el servicio de rendición de cuentas e incluso la contabilidad con recursos SEP, lo que es un error porque el gasto sigue siendo de propósito general, no relacionado al mejoramiento educativo.

Alternativa

¿Un sistema integral o un servicio que vaya desde la gestión del PME, el PEI, hacia las rendiciones de cuentas y el control financiero, vinculando estos aspectos, se podría financiar con SEP?

En este caso es distinto, este tipo de sistema si se puede contratar por SEP.

El dictamen 47 establece que los sistemas que sirvan al PEI, al PME, y por ende al mejoramiento educativo manera directa o auxiliar pueden ser contratados con recursos SEP

Lo más importante es diseñar una acción en el PME que refleje la relación de este gasto con el mejoramiento educativo o sus procesos vinculados.

Un gasto en software de estas características debe ir imputado a la cuenta 410604 de recursos audiovisuales y software educativo.

Fuente recomendada: https://www.supereduc.cl/contenidos-de-interes/uso-de-recursos-sep-para-software-hardware-y-servicios-tecnologicos/

Bonus track:

Si en su PME 2019 hay alguna acción con los títulos:

“Plataforma de rendición de cuentas”, “Servicio de Contabilidad”, “Software de remuneraciones”, “Software de contabilidad”

O cualquiera similar debe saber que los gastos relacionados a esa acción, tienen una alta probabilidad de ser rechazados.

Recuerde que estas acciones puede modificarlas o crear una nueva durante el período de implementación.

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Cómo Validar los Gastos SEP 2019?

Para responder al cómo validar los gastos SEP 2019 se deben realizar dos evaluaciones, una “legal”, y otra “procedimental”, la primera de ellas implica que el gasto debe:

  1. Estar asociado con una acción explicitada en el PME
  2. Debe servir al objeto de la SEP “Mejoramiento de la calidad de la educación con énfasis en alumnos prioritarios y/o preferentes”
  3. Que estos alumnos tengan participación en el gasto
  4. No debe corresponder al normal funcionamiento de la escuela, ni a temas administrativos generales
  5.  Al tratarse de remuneraciones no debe incluir componentes que posean financiamiento específico.

Por otro lado, la evaluación procedimental implica revisión de los documentos generados en el proceso del gasto, es decir, se evalúa si existe factura/boleta, comprobante de egreso, informes, certificados, contratos, etc., según el gasto del que se trate.

Resulta clave entender que ambos aspectos son complementarios para la validar los gastos SEP 2019, por ello se recomienda tener un sistema de verificación. Esto puede ser por ejemplo una check list hecho en excel u otro procesador.

Bonus track: Recomendamos que las consideraciones para validar los gastos SEP 2019 se utilicen también para la gestión de las otras subvenciones escolares. Esto debido a que la Superintendencia ha comenzado un plan piloto de fiscalización de la subvención general, algo que hasta ahora no había sucedido, se habían observado fiscalización SEP, PIE y Pro-retención estas dos últimas en menor medida.

Fuente: artículo basado en las disposiciones del dictamen 47, del 09-11-2018 de la Superintendencia de Educación.

También puede interesarle Artículo destacado: Bono de Incentivo al desempeño con recursos SEP

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil?

Para responder al cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil, de todas las subvenciones escolares, SEP, Mantenimiento, Pro-retención, General, PIE, siga los pasos:

Proceso Resumido:

  1. Descargar mensualmente la información del Libro de Compras y Honorarios del SII.
  2. Copiar los datos en las planillas oficiales de gastos y honorarios
  3. Categorizar la información anterior por cuenta y subvención
  4. Asegurarse que aquellos gastos categorizados en SEP estén en el PME, ver también ¿Cómo Validar los Gastos SEP 2019?
  5. Juntar las boletas manuales y electrónicas por mes, sumarlas y rendirlas como caja chica.
  6. En el caso de las remuneraciones haga una lista de haberes y descuentos, siga el ejemplo:

rendir cuentas 2019 rápido y fácil

rendir cuentas 2019 rápido y fácil remuneraciones

Consideraciones:

en este caso el artículo de cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil quiere entregar un método para escuelas que no llevan un control pormenorizado de sus movimientos financieros y que se ven complicados al momento de rendir cuentas.

De allí una escuela que lleve un control en un sistema especializado, con su contador o con sus propias planillas pueda no serle útil esta información.

No obstante, cualquier establecimiento que necesite orientación en relación a este tema puede consultar gratuitamente agendando una videollamada en Demostración Guiada.

Es importante destacar que estas videollamadas no son de ventas sino realmente para orientar en la necesidad que tiene la escuela.

Lo anterior puede resultar importante debido a que rendir cuentas 2019 rápido y fácil puede lograrlo siguiendo estos consejos, o solicitando nuestra orientación gratuita, y también si quiere ahorrarse este trabajo contratando SoftPME en su plan avanzado.

Material de apoyo oficial en: https://ptf.supereduc.cl/procesos-declarativos/rendicion-de-cuentas/rendicion-de-cuentas-material-de-apoyo-tutoriales/

Bonus track:

¿Cómo saber si registró todos los gatos que la escuela hizo durante el año para poder acreditar saldos correctamente?

En el método descrito en este artículo de cómo rendir cuentas 2019 rápido y fácil debe notar que se está usando información oficial del SII, complementada por sus gastos menores o de caja chica, por ende existe poco margen para el error.

En este sentido si realiza lo siguiente puede tener una medida:

  1. Sume los egresos del año de sus cuentas bancarias
  2. Reste los egresos que se ejecutaron en el año en curso pero vienen de compromisos del año anterior
  3. El resultado comparelo con el total que está rindiendo
  4. Si el monto que está rindiendo es menor, le faltan gastos que agregar en su rendición de cuentas
Bono de Incentivo al Desempeño SEP

Bono de Incentivo al Desempeño SEP

Breve Justificación

La Ley 20.903 que estableció el Sistema de Desarrollo Profesional Docente estableció que “Los sostenedores podrán establecer asignaciones especiales de incentivo profesional, las que se otorgarán por razones fundadas en el mérito, tendrán el carácter de temporal o permanente y se establecerán para algunos o la totalidad de los profesionales de la educación (…)”

Luego el dictamen 41 del año 2018 de la Superintendencia de Educación puntualizó que dentro de los usos de la Ley SEP se encuentran los Bonos de incentivo al desempeño de los directivos, docentes y asistentes de la educación, indistintamente de su régimen de contratación y/o la cantidad de horas de contrato. Pero que debe estar contenido en el Plan de mejoramiento educativo. Esto se encuentra regulado en el numeral 4 del artículo 8° de la Ley 20.248, que establece un

“(…) incentivo al desempeño de los equipos directivos, docentes y otros funcionarios del establecimiento, los que deberán estar referidos a las metas y resultados estipulados en el Plan de Mejoramiento Educativo, de acuerdo a lo establecido en el artículo 47 del decreto con fuerza de ley N° 1, de 1996, del Ministerio de Educación, o en base a los mecanismos propios que establezcan los establecimientos particulares subvencionados, los que deberán estar basados en instrumentos transparentes y objetivos”.

Cómo aplicar este bono

La siguiente lista incluye los elementos que a nuestro juicio debe cumplir el sostenedor para no pasar malos ratos con este bono, ya que se sabe de casos donde este ha sido rechazado por los fiscalizadores de la superintendencia de educación por falta de evidencias o por no ajustarse a la normativa:

  1. Una acción de mejoramiento en el área de recursos ej. “Gestión de Recursos Humanos”, en cuyo campo de recursos entre otras cosas diga: “Pago de bono de incentivo al desempeño de los funcionarios del establecimiento educacional de acuerdo a las disposiciones del artículo 8° de la Ley 20.248”
  2. Crear un reglamento de mutuo acuerdo entre el sostenedor y los representantes de los funcionarios, el cual debe quedar sancionado por escrito, incluso no es exagerado que este reglamento sea informado al consejo escolar.
  3. Para elaborar el reglamento utilizar las metas por dimensión establecidas en la fase estratégica del PME, así se estará cumpliendo el tenor literal de la Ley que faculta en este caso.
  4. Medir el cumplimiento de las metas en conjunto con los estamentos y dejar evidencia de aquello.
  5. Establecer el bono en la(s) liquidaciones de sueldo respectiva, con carácter imponible y tributables.
¿A quienes beneficia este bono?

El pago de incentivo al desempeño por el cumplimiento de las metas establecidas en el Plan de Mejoramiento Educativo puede ser pagado a todo el personal del establecimiento educacional, sin importar su régimen de contratación. Se sugiere no obstante considerar las horas de contrato de cada funcionario, estableciendo un tramo o rango, ya que no resulta justo pagar montos iguales a jornadas distintas, así no resultaría lógico que un funcionario con 22 horas de contrato obtenga la misma asignación que un funcionario con 44 horas de contrato.

¿No sabe cómo hacer el reglamento para el pago del Bono de incentivo al desempeño con recursos SEP?

Comente este post y compartiremos el formato del reglamento con usted.

Uso de recursos SEP para software, hardware y servicios tecnológicos

Uso de recursos SEP para software, hardware y servicios tecnológicos

Dictamen N°47 Superintendencia de educación

La superintendencia de educación el día 8 de noviembre de 2018 derogó el dictamen N°20 y dictó el dictamen N°47 para aclarar a los sostenedores el uso de los recursos Ley SEP en materias de orden tecnológico.

El dictamen N°47 es interesante debido a que muchos sostenedores reciben ofertas de sistemas o aplicaciones como Webclass, Napsis, Edugestor, Papinotas, el mismo SoftPME que promovemos aquí. Con este dictamen queda claro que todas estas aplicaciones destinadas a mejorar aspectos de las distintas dimensiones del Modelo de Calidad de la Educación son financiables con recursos de la Ley SEP, y aclara que deben estar contenidas en una acción del PME y cumplir ciertas condiciones.

Requisitos a cumplir:

  • Tener convenio SEP vigente.
  • Que estas actividades se encuentren explicitadas en el correspondiente PME.
  • Que la actividad sea propia de las áreas o dimensiones que todo PME debe contener.
  • Que la actividad sirva al objeto de la SEP, es decir, al mejoramiento de la calidad de la educación.
  • Que la actividad por la cual se justifica la compra, arriendo y/o contratación beneficie principalmente a los alumnos prioritarios o preferentes.
  • Que los gastos no estén asociados al normal funcionamiento o mantención de los establecimientos ni a asuntos administrativos de carácter general.

Así mismo establece las áreas a las que debe apuntar el servicio tecnológico para ser financiable con recursos SEP, que en general ya las conocemos.

Áreas financiables:

  • Fortalecimiento del proyecto educativo
  • Mejoramiento de las prácticas pedagógicas
  • Apoyo a los alumnos con necesidades educativas especiales
  • Mejoramiento de los sistemas de evaluación de los alumnos
  • Apoyo de alumnos rezagados en sus aprendizajes y desarrollo personal
  • Fortalecimiento de la formación valórica y cívica de los alumnos
  • Apoyo psicológico y de asistencia social a los alumnos y sus familias
  • Mejoramiento de la convivencia y gestión del clima escolar
  • Fortalecimiento del vínculo educativo y afectivo de los apoderados con los alumnos y la escuela
  • Apoyo a los aprendizajes de todos los estudiantes
  • Sistemas complementarios de evaluación de docentes
  • Fortalecimiento de los instrumentos de apoyo a la actividad educativa

Otros aspectos interesantes del dictamen:

También establece que se pueden contratar los servicios de capacitación, soporte, mantención e incluso internet, es decir, todo aquello que se necesita par el buen funcionamiento de los equipos y/o servicios tecnológicos que tengan por objeto el mejoramiento educativo.

Una de las dudas que deja el dictamen es lo que sucede con los premios tecnológicos, como tablets o notebook que pudiéramos entregar a un miembro de la comunidad escolar, ya que establece que no serán de cargo de la SEP “computadores o tablets entregados en dominio a un docente o estudiante”

Fuentes:

Uso de recursos Ley SEP

Uso de recursos Ley SEP

La reseña de la propia superintendencia se puede ver en: https://www.supereduc.cl/fiscalizacion/uso-de-recursos-sep-para-software-hardware-y-servicios-tecnologicos/

en tanto que el dictamen 47 se puede ver en: https://www.supereduc.cl/wp-content/uploads/2018/11/Dict%C3%A1men-N-0047.pdf

 

Ahora ya sabe que puede pagar la suscripción a SoftPME con recursos SEP, y para ello puede registrarse ahora gratis para probar haciendo clic aquí

Cómo inventariar los productos adquiridos con recursos de la Ley SEP 20.248 según plan de cuentas 2018

Cómo inventariar los productos adquiridos con recursos de la Ley SEP 20.248 según plan de cuentas 2018

¿Cómo es el inventario de recursos SEP?

La superintendencia de educación recomienda tener un formulario de registro y control de los bienes inventariables, el que debe estar firmado por la persona responsable, lo que es especialmente útil en el caso de los productos adquiridos con recursos de la Ley SEP 20.248. Este formulario debe incluir detalles como:

  • Nombre Proveedor
  • Rut del proveedor
  • Tipo de documento
  • N° de documento
  • Fecha de documento
  • Producto
  • Cantidad
  • Precio unitario
  • Categoría
  • Total

Los campos mencionados pueden ser colocados en las columnas de una planilla excel con lo que tendrían un formato similar al propuesto por la Superintendencia de Educación. 

En el caso de SoftPME el inventario se realiza automáticamente al momento que se ingresan los gastos al sistema, e incorpora información que la Superintendencia no consideró:

  • Acción del PME bajo la que se compró el producto
  • Subvención escolar con la que se pago el producto

¿Y por qué agregamos esta información? porque es necesaria para tener una inventario separado por fuente de financiamiento y así poder responder a fiscalizaciones especificas por el uso de los recursos. También al incorporar la acción del PME mejoramos la trazabilidad y podemos dar mejores respuestas ante fiscalizaciones, que fundamente y justifiquen la compra de determinado producto.

A continuación dejamos una imagen del formato propuesto por la superintendencia de educación y una pantallazo de SoftPME.

¿Se pueden adquirir o arrendar Software o sistemas de contabilidad y rendición de cuentas con recursos SEP?

¿Cómo validar los gastos SEP?

Este artículo tienen una nueva versión 2019 (Ver aquí)

Correcto Uso de recursos SEP según recomendaciones de la Superintendencia de Educación

Cada gasto debe cumplir con estos 3 criterios:

  1. Estar contenido en una acción del PME, idealmente en el campo “recursos”.
  2. Tiene que poder imputarse en una de las subcuentas habilitadas por la Supereduc en el manual de cuentas vigente
  3. Tiene que verificarse con los documentos señalados en el manual de control y respaldo de gastos publicado por la Supereduc.

SoftPME valida sus gastos SEP

En SoftPME cada boleta, factura, boleta de honorarios, se asocia con una acción del PME, pero además cada acción permite registrar las actividades, evidencias y participantes, de esta manera se une la información financiera y cualitativa para demostrar el buen uso de las subvenciones escolares.

Haga Clic aquí si le gustaría probar SoftPME gratis

Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares

Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares

Correcto uso de recursos SEP: Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares

¿Por qué debo controlar los pagos realizados con subvenciones escolares?

Según el decreto N°464/2014 del Mineduc el sostenedor debe disponer de la documentación para validar los gastos declarados. En este punto debemos recordar que sólo se rinden los gastos efectivamente pagados, ¿pero cuáles son estos documentos?

Documentos por tipo de pago:

Efectivo

-Autorización del gasto, esto porque se debe identificar claramente quien es el responsable.

-Comprobante de egreso, esto porque se necesita demostrar el registro del movimiento financiero.

Nota: no soporta vale porque es altamente manipulable y díficil de confirmar su veracidad

Cheque

-Cartola bancaria, porque se debe reflejar el cobro del documento por parte del proveedor

-Comprobante de egreso, porque se necesita demostrar el registro del movimiento financiero.

Transferencia

-Cartola bancaria, porque se necesita demostrar el movimiento bancario.

-Comprobante de transferencia, porque se necesita demostrar el pago.

-Comprobante de egreso, porque se necesita demostrar el registro del movimiento financiero.

Depósito

-Comprobante de depósito

-Comprobante de egreso

Contenido del comprobante de egresos

Como mínimo debe contener la siguiente información para demostrar la correcta ejecución:

  • Número correlativo
  • Fecha
  • Razón social del destinatario
  • Rut del destinatario
  • Monto
  • Glosa
  • N° cuenta bancaria
  • Nombre banco
  • Subvención
  • Acción de mejoramiento si corresponde

Fuente: Instructivo de control y respaldo de gastos Superintendencia de Educación

Artículo destacado: ¿Cómo validar gastos SEP 2019?

Cómo respaldar el pago de honorarios

Cómo respaldar el pago de honorarios

Cómo respaldar el pago de honorarios según las exigencias de la SuperEduc

¿Recibió el informativo de la SuperEduc en relación a la fiscalización de la rendición 2017? si no lo ha recibido haga clic aquí para ver el ordinario. Si lo recibió esta información puede interesarle, hablaremos cómo respaldar el pago de honorarios según las exigencias de la SuperEduc.

Formato para respaldar el pago de honorarios SEP

Extraído del instructivo de control y respaldo de gastos de la Superintendencia de Educación, al cual agregamos la acción del PME y la subvención escolar como centro de costo (haga clic en la imagen para agrandar).

Este formato es sencillo, el problema es que hay que crearlo para cada una de las boletas de honorarios que se pagaron durante el 2017 (también sería bueno hacerlos para las boletas 2018 y 2019). Aquí nuestra recomendación es:
  1. Crear el formato en word
  2. Ubicar el archivo csv del libro de honorarios del año 2017
  3. Crear una combinación de correspondencia que les permita llenar sin errores todos los certificados
  4. Imprimir los certificados y pedir que el prestador del servicio y el responsable financiero firmen dicho certificado

Si no sabe cómo realizar este proceso puede solicitar nuestra asesoría gratuita haciendo clic aquí

 

Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares

Respaldos Salidas pedagógicas

Todo establecimiento educacional adscrito a la Ley SEP debe contar con una oferta educativa que incluya actividades extra-escolares, de índole cultural, artístico y deportivo. En este marco la mayoría de las escuelas programan visitas a lugares de interés, estas se conocen generalmente como “Salidas Pedagógicas”, y hasta ahí todo bien, pero en mas de una ocasión se han visto gastos rechazados por fiscalizadores porque la escuela no cuenta con los respaldos exigidos por la superintendencia de educación, y es que conocer todos estos aspectos no es tarea sencilla. Es por ello que ordenamos los requerimientos documentales que serán necesario en caso de un fiscalizador decida preguntar por una factura de una salida pedagógica o algún gasto relacionado con esta.

  • Documentación general:
  1. Autorización escrita de cada uno de los apoderados
  2. Lista de adultos responsables (deben ser los suficientes en función de la cantidad de niños)
  3. Medidas de seguridad por escrito, indicando claramente las responsabilidades de cada adulto
  4. Itinerario del viaje
  5. Tarjeta o credencial de cada estudiante con sus datos de identificación y contacto en caso de emergencia
  6. Tarjetas o credenciales de identificación para los adultos que acompañan el viaje, incluido los apoderados
  7. Informar a la provincial de educación, quién solicita datos como:
    1. Información del Establecimiento y el director
    2.  Detalles de la actividad como el destino y los cursos participantes
    3.  Listado de docentes, asistentes, apoderados, alumnos y responsable
    4.  Planificación técnico-pedagógica, objetivos transversales, contenidos curriculares, temas transversales
    5.  Datos del conductor y del vehículo
    6.  Acta del seguro escolar
  • Recomendaciones:
    1. Identificar la acción del PME en la que se justifica la actividad
    2. Estos documentos son independientes de aquellos que usted haya señalado como “verificadores” de la acción de mejoramiento en su PME.
    3. Contratar un servicio todo incluído, es decir, con transporte, entradas y alimentación, para simplificar la rendición del gasto
    4. Los documentos señalados deben generarse por cada salida pedagógica
    5. Crear una check list que permita asegurar que se tienen todos los documentos necesarios

Es importante señalar que la superintendencia de educación señala que los alumnos que no cuentan con la autorización de sus padres no podrán participar de la actividad respectiva, debiendo la escuela tener un programa para ese día para ser desarrollado por el alumno en el establecimiento

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