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¿Cómo validar los gastos SEP?

¿Cómo validar los gastos SEP?

Este artículo tienen una nueva versión 2019 (Ver aquí)

Correcto Uso de recursos SEP según recomendaciones de la Superintendencia de Educación

Cada gasto debe cumplir con estos 3 criterios:

  1. Estar contenido en una acción del PME, idealmente en el campo “recursos”.
  2. Tiene que poder imputarse en una de las subcuentas habilitadas por la Supereduc en el manual de cuentas vigente
  3. Tiene que verificarse con los documentos señalados en el manual de control y respaldo de gastos publicado por la Supereduc.

SoftPME valida sus gastos SEP

En SoftPME cada boleta, factura, boleta de honorarios, se asocia con una acción del PME, pero además cada acción permite registrar las actividades, evidencias y participantes, de esta manera se une la información financiera y cualitativa para demostrar el buen uso de las subvenciones escolares.

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Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares

Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares

Correcto uso de recursos SEP: Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares

¿Por qué debo controlar los pagos realizados con subvenciones escolares?

Según el decreto N°464/2014 del Mineduc el sostenedor debe disponer de la documentación para validar los gastos declarados. En este punto debemos recordar que sólo se rinden los gastos efectivamente pagados, ¿pero cuáles son estos documentos?

Documentos por tipo de pago:

Efectivo

-Autorización del gasto, esto porque se debe identificar claramente quien es el responsable.

-Comprobante de egreso, esto porque se necesita demostrar el registro del movimiento financiero.

Nota: no soporta vale porque es altamente manipulable y díficil de confirmar su veracidad

Cheque

-Cartola bancaria, porque se debe reflejar el cobro del documento por parte del proveedor

-Comprobante de egreso, porque se necesita demostrar el registro del movimiento financiero.

Transferencia

-Cartola bancaria, porque se necesita demostrar el movimiento bancario.

-Comprobante de transferencia, porque se necesita demostrar el pago.

-Comprobante de egreso, porque se necesita demostrar el registro del movimiento financiero.

Depósito

-Comprobante de depósito

-Comprobante de egreso

Contenido del comprobante de egresos

Como mínimo debe contener la siguiente información para demostrar la correcta ejecución:

  • Número correlativo
  • Fecha
  • Razón social del destinatario
  • Rut del destinatario
  • Monto
  • Glosa
  • N° cuenta bancaria
  • Nombre banco
  • Subvención
  • Acción de mejoramiento si corresponde

Fuente: Instructivo de control y respaldo de gastos Superintendencia de Educación

Artículo destacado: ¿Cómo validar gastos SEP 2019?

Cómo respaldar el pago de honorarios

Cómo respaldar el pago de honorarios

Cómo respaldar el pago de honorarios según las exigencias de la SuperEduc

¿Recibió el informativo de la SuperEduc en relación a la fiscalización de la rendición 2017? si no lo ha recibido haga clic aquí para ver el ordinario. Si lo recibió esta información puede interesarle, hablaremos cómo respaldar el pago de honorarios según las exigencias de la SuperEduc.

Formato para respaldar el pago de honorarios SEP

Extraído del instructivo de control y respaldo de gastos de la Superintendencia de Educación, al cual agregamos la acción del PME y la subvención escolar como centro de costo (haga clic en la imagen para agrandar).

Este formato es sencillo, el problema es que hay que crearlo para cada una de las boletas de honorarios que se pagaron durante el 2017 (también sería bueno hacerlos para las boletas 2018 y 2019). Aquí nuestra recomendación es:
  1. Crear el formato en word
  2. Ubicar el archivo csv del libro de honorarios del año 2017
  3. Crear una combinación de correspondencia que les permita llenar sin errores todos los certificados
  4. Imprimir los certificados y pedir que el prestador del servicio y el responsable financiero firmen dicho certificado

Si no sabe cómo realizar este proceso puede solicitar nuestra asesoría gratuita haciendo clic aquí

 

Procedimiento de control de pagos con dineros de subvenciones escolares

Respaldos Salidas pedagógicas

Todo establecimiento educacional adscrito a la Ley SEP debe contar con una oferta educativa que incluya actividades extra-escolares, de índole cultural, artístico y deportivo. En este marco la mayoría de las escuelas programan visitas a lugares de interés, estas se conocen generalmente como “Salidas Pedagógicas”, y hasta ahí todo bien, pero en mas de una ocasión se han visto gastos rechazados por fiscalizadores porque la escuela no cuenta con los respaldos exigidos por la superintendencia de educación, y es que conocer todos estos aspectos no es tarea sencilla. Es por ello que ordenamos los requerimientos documentales que serán necesario en caso de un fiscalizador decida preguntar por una factura de una salida pedagógica o algún gasto relacionado con esta.

  • Documentación general:
  1. Autorización escrita de cada uno de los apoderados
  2. Lista de adultos responsables (deben ser los suficientes en función de la cantidad de niños)
  3. Medidas de seguridad por escrito, indicando claramente las responsabilidades de cada adulto
  4. Itinerario del viaje
  5. Tarjeta o credencial de cada estudiante con sus datos de identificación y contacto en caso de emergencia
  6. Tarjetas o credenciales de identificación para los adultos que acompañan el viaje, incluido los apoderados
  7. Informar a la provincial de educación, quién solicita datos como:
    1. Información del Establecimiento y el director
    2.  Detalles de la actividad como el destino y los cursos participantes
    3.  Listado de docentes, asistentes, apoderados, alumnos y responsable
    4.  Planificación técnico-pedagógica, objetivos transversales, contenidos curriculares, temas transversales
    5.  Datos del conductor y del vehículo
    6.  Acta del seguro escolar
  • Recomendaciones:
    1. Identificar la acción del PME en la que se justifica la actividad
    2. Estos documentos son independientes de aquellos que usted haya señalado como “verificadores” de la acción de mejoramiento en su PME.
    3. Contratar un servicio todo incluído, es decir, con transporte, entradas y alimentación, para simplificar la rendición del gasto
    4. Los documentos señalados deben generarse por cada salida pedagógica
    5. Crear una check list que permita asegurar que se tienen todos los documentos necesarios

Es importante señalar que la superintendencia de educación señala que los alumnos que no cuentan con la autorización de sus padres no podrán participar de la actividad respectiva, debiendo la escuela tener un programa para ese día para ser desarrollado por el alumno en el establecimiento

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¿Cómo respaldar las remuneraciones SEP?

Preparamos el siguiente articulo porque no son pocos los sostenedores que habiendo contratado funciones con cargo a la Subvención Escolar Preferencial y teniendo las liquidaciones de sueldo, boletas de honorarios, pagos previsionales o impuestos respectivos, les observan y/o rechazan las remuneraciones pagadas por subvención preferencial, o no saben si en caso de fiscalización cumplirían o no con las exigencias de la superintendencia de educación. Por ello, en este sencillo artículo les damos algunas ideas para que ajusten sus procedimientos, y si no tienen la evidencia la puedan construir antes de que llegue la fiscalización.

Referencias normativas o procedimentales:

  • Artículo 8 bis Ley 20.248
  • Instructivo de control y respaldo de gastos

Lo primero que se debe determinar es que el sostenedor puede destinar horas SEP ya sea total o parcialmente a un funcionario docente o asistente de la educación, siempre y cuando la función en cuestión no sea alguna de las requeridas para el normal funcionamiento de la escuela (Directivos, docentes plan de estudio, auxiliares de aseo, inspectores de patio), por sobre este mínimo las funciones pueden ser contratadas por SEP (no olvidar que los incentivos al desempeño, que pueden pagarse con SEP, no son exclusivamente para los funcionarios que tienen horas SEP, aquí se puede incluir a todo el personal del establecimiento).

La siguiente explicación se hace en términos simples, no jurídicos (pero basados en dichos criterios), con el objeto de responder directamente a las preguntas más comunes en esta materia. Primero indicaremos cuales son los respaldos a considerar, y en qué casos aplican, a saber:

  1. Contrato o anexo de contrato con referencia clara a la acción del PME y a las horas SEP del funcionario(a), docente o asistente de la educación.
  2. Informe mensual de gestión del funcionario(a) firmado por este y por su superior inmediato
  3. Bitácora o planificación de clases
  4. Lista de participantes (alumnos, docentes, directivos, apoderados, etc.)
  5. Comprobantes de pago (liquidación de sueldo, pago de la remuneración y de las imposiciones)

 

Tipo de Caso Contrato o Anexo de contrato Informe Mensual Bitácora o planificación de clases Lista de participantes por clase o sesión
Docente con horas SEP No
Docente 100% SEP
Monitor de Taller, docente
Monitor de taller, no docente
Administrativo con horas SEP No No
Administrativo 100% SEP No No

Nota 1: de esta tabla se puede buscar otras combinaciones.

Nota 2: este control también es recomendable como “buena práctica” a las remuneraciones canceladas con recursos de integración y de pro-retención.

Nota 3: la documentación obligatoria será las liquidaciones de sueldo, el comprobante de pago de las remuneraciones, la previsión y/o los impuestos en el caso de los honorarios.

¿Si el funcionario(a) tiene una extensión horaria, es decir, no es 100% SEP cuántas liquidaciones de sueldo corresponden?

Lo ideal sería una por cada fuente de financiamiento para distribuir correctamente en cada subvención los costos previsionales y los aportes patronales. Otra forma sería una liquidación unificada pero que diferencia al menos los haberes principales (ej. Sueldo base general, sueldo base SEP). Y lo que no recomendamos es una liquidación de sueldos sin distinciones, ya que, si bien esto puede dar flexibilidad al sostenedor a la hora de elaborar la planilla de rendición de remuneraciones, le dificultará demostrar documentalmente que los recursos de la Subvención Escolar Preferencial se invirtieron en la ejecución de las acciones del Plan de Mejoramiento Educativo y no en las funciones regulares del establecimiento educacional.

No olvide comentar, ya que esto nos ayuda a mejorar nuestro contenido.

Ejemplo práctico de gasto en infraestructura con recursos SEP

Ejemplo práctico de gasto en infraestructura con recursos SEP

Para este ejemplo utilizaremos los campos enunciados en el formulario intervenible del PME 2018, suponiendo que el objetivo estratégico, meta estratégica y estrategias ya están listas, pero antes dejaremos unos links a las fuentes legales en que nos basamos y algunas justificaciones de nuestro ejemplo:

  1. Dictamen N°41 de la Superintendencia de Educación (Ver aquí): este dictamen analiza la procedencia de bonificaciones y asignaciones a docentes y asistentes de la educación con recursos SEP y sobre la posibilidad de construir o mejorar infraestructura, adquirir equipamiento y mobiliario con la subvención preferencial.  En relación a esto último sostiene que (haga click en la imagen para leer idea central):

  1. DFL 2 de 2009 (ver aquí)
  2. Decreto 47 de 1992 (ver aquí)
  3. Decreto 548 del 2012 (ver aquí)
  4. Orientaciones PME 2018 (ver aquí)

En función de las citadas fuentes preparamos el siguiente ejemplo, sabiendo que la parte del diseño de la acción es tan solo una de los distintos pasos que se deben ejecutar, por ejemplo aquí les dejamos un desafío ¿En qué cuenta del plan autorizado por la superintendencia imputarían los gastos derivados de la acción que les proponemos a continuación?:

-Dimensión: Gestión de Recursos

-Sub-dimensión focalizada: Gestión de los recursos educativos

-Nombre de la Acción: Mejoramiento de la infraestructura, el equipamiento y mobiliario del establecimiento.

-Descripción de la Acción: Mejorar las condiciones físicas y materiales en las que se desarrollan los procesos de enseñanza-aprendizaje, brindando comodidad y seguridad a los miembros de la comunidad educativa.

-Fecha Inicio: 01/01/2018

-Fecha Término: 31/12/2018

-Responsable: Sostenedor

-Recursos para la implementación de la acción: construcción de muro de escalada, mejoramiento del aislamiento térmico y condiciones de climatización de las salas de clase en función de la normativa atingente, mobiliario escolar para salas y espacios educativos, mobiliario para equipo directivo y docentes, construcción y equipamiento de sala multimedia.

-Programa: SEP

-Planes: Ninguno

-Medios de verificación: 1) contratos de obra, 2) Actas de recepción de obras de construcción y/o mantención de infraestructura, 3) Permisos municipales.

-Financiamiento: Ley SEP $150.000.000

Nota: tiene dos formas para integrar este ejemplo a su PME, la primera de ellas es durante la fase de planificación anual que vence el 17/07/2018, en tanto que la segunda opción es agregarla durante el periodo de implementación entre el 18/07/2018 y el 31/12/2018.


¿Por qué utilizamos la subdimensión focalizada de “gestión de los recursos educativos”?. Primero porque desde nuestra lógica y desde la definición de la subdimensión es la que más se adapta al contenido de la acción, y segundo por lo indicado en el dictamen 41, cuando puntualiza que en el artículo 8, numeral 4 de la Ley 20.248 se hace referencia a los elementos físicos y/o materiales necesarios para ejecutar las acciones de mejoramiento educativo (esto lo ocupan para entregar una justificación por este cambio de criterio que ha tenido la superintendencia, no debemos olvidar que hasta antes del dictamen 41 no se podía invertir los recursos SEP en infraestructura).

¿Por qué la descripción de la acción? si bien técnicamente podría ser mejor, nos centramos básicamente en establecer que la acción se trata de intervenciones (construcción, mantención, adquisición) que van más allá del mínimo exigido para obtener el reconocimiento oficial, que es la condición necesaria para que se pueda financiar con SEP en vez de subvención general.

¿Por qué los recursos para la ejecución de la acción? porque necesitamos reflejar todo lo que haremos, no es necesario generar una acción para cada intervención o mejora que deseemos realizar, en este caso hicimos una acción bajo la cual se justificaran varias obras y/o adquisiciones.

¿Por qué los medios de verificación? porque son los mínimos necesarios según el instructivo de control y respaldo de gastos publicado por la superintendencia de educación. No incluímos facturas ni fotografías porque estas siempre son necesarias, y las primeras serán requeridas a todo evento en una posible fiscalización, es mejor centrarse en los verificadores que nos ayudarán a que el gasto sea aceptado.

¿Por qué a las mejoras le pusimos sólo financiamiento SEP? porque el ejemplo se trata del uso de los recursos SEP, pero en la práctica usted podría indicar más de una fuente de financiamiento.

¿Por que las fechas de inicio y termino? lo recomendamos así para que todo contrato, factura y pago que se ejecute en el marco de la acción este dentro de plazo y no fuera de el, se sabe de algunos problemas en las fiscalizaciones con respecto a ejecuciones fuera de plazo, y es mejor evitar, y además nada prohíbe que sea de la forma en que lo indicamos.

¿Por qué el monto? es sólo una estimación, nosotros de todas maneras recomendamos que el equipo directivo se pregunte qué productos y servicios necesitaremos para implementar la acción antes de indicar un monto cualquiera, de esta forma se evita tener que modificar mucho el PME en la fase de implementación.

Como pueden notar los aspectos de los cuales preocuparse son múltiples, y variados, desde cuestiones metodológicas, normativas, estratégicas y financieras, y aún así con riesgo de que me puedan rechazar el gasto si es que el fiscalizador considera que este corresponde al “normal funcionamiento de la escuela” o  a la infraestructura o equipamiento “mínimo” necesario para obtener el reconocimiento oficial.

Finalmente y para lograr sortear con éxito todas estas exigencias recomendamos a todo sostenedor, sobre todo aquel que tiene una o dos escuelas que utilice nuestra aplicación SoftPME, ya que esta ha sido elaborada específicamente para dar cumplimiento a la normativa educacional, para dar tranquilidad y seguridad al sostenedor respecto del uso de los recursos, y así evitar multas, sanciones o devoluciones de recursos. Recuerden que SoftPME es un sistema inteligente de gestión de acciones de mejora, subvenciones escolares y rendiciones de cuenta.

No olvide comentar, ya sea este de acuerdo o no con nuestro ejemplo, de este modo construimos comunidad y sus opiniones pueden ayudar a otros equipos directivos.