¿Cómo rendir cuentas 2018 rápido y fácil?

Cómo rendir cuentas 2018 rápido y fácil.

¿Por qué rápido y fácil? suponga que tiene 400 facturas electronicas y 80 boletas de honorarios y tiene que completar la planilla de gastos y luego elaborar los libros de rendición correspondientes. La pregunta es ¿Existe una forma de no tener que gastar tiempo en digitar toda esa información?, la respuesta es sí, pero como todo en la vida tiene aspectos positivos y otros no tanto.

Lo Bueno

  1. Si quieres evitar horas y horas digitando datos de boletas y facturas tú contador puede extraer la información del libro de compra del SII (también se pueden integrar las boletas de honorarios). Para esto sólo se deben descargar los archivos csv y luego integrarlos en una sóla base de datos.
  2. Si tienes tus facturas ordenadas a la mano o una copia digital de las mismas puedes agregar los siguientes campos a la planilla del libro de compras:
    • Glosa o descripción del gasto
    •  Subvención (SEP, GENERAL, PIE, PRO-RETENCIÓN, MANTENIMIENTO, ETC)
    • Forma de pago
    • Fecha de Pago
    • N° del comprobante de pago
  3. En el caso de las remuneraciones es más dificil de indicar los pasos a seguir porque implica algunos conocimientos avanzados de excel, en caso de que su sistema de remuneraciones no le entregue el formato que pide la superitendencia de educación de manera automática. En nuestro caso lo hacemos asi:
    • En una planilla excel listamos todos los habres y descuentos que pagamos durante el año, es importante que los habres y descuentos se ubiquen en las filas y no en las columnas
    • Luego hacemos un match entre el haber o descuento que pagamos con el haber o descuento que le corresponde según la planilla que entrega la superintendencia
    • Extraemos también la información del personal desde el SIGE para que sea consistente con los pagos de bonos y asignaciones
    • Luego consolidamos los libros de remuneraciones (que contienen todos los haberes y descuentos pagados) y lo ordenamos en formato base de datos es decir los campos en columnas y los casos en filas
    • Luego mediante la formula sumar.si.conjunto le pedimos a excel que sume los pagos por cada haber/descuento, funcionario, subvención y mes.
    • Luego verificamos los tatales de la planilla SIE versus los tatales del libro de remuneraciones consolidado
    • Si es necesario prorrateamos el pago de los aportes patronales por las distintas subvenciones (en caso que la escuela no los tenga separados).
    • Si encuentras complicado este proceso nosotros también, pero nos asegura hacer en un par de minutos lo que demoraria al menos una semana. Ahora bien en nuestro caso todo el proceso esta automatizado mediante una macro en Excel.

Lo Malo

  1. Como se trata de una solución para evitar el trabajo tedioso, en donde se hace en poco tiempo lo que tenía que haberse hecho durante el año, presenta el problema de que la escuela no estará segura de que los gastos que rendimos estan asociados con una acción concreta del PME. En efecto, la escuela no sabrá si la acción tenía presupuesto o saldo suficiente en función del número de gastos que cargaremos en ella. Si bien es cierto esto no es un problema al momento mismo de elaborar la planilla de gastos si que lo es ante una eventual fiscalización. En resumen este problema lo podemos denominar como falta de consitencia en la trazabilidad de los datos”
  2. Se debe recurrir a los archivos csv que contienen información limitada, por ejemplo no nos informa de los productos comprados de cuales debieron haber sido activados por ejemplo (datas, computadores, muebles, etc.). Esto se debe a que como las escuelas no facturan no se inscriben en el sistema de facturación electronica del SII y ello impide en la mayoría de los casos tener acceso a los DTE (es la factura en formato xml, para que sea leida por un computador) de las facturas y boletas electronicas de forma consistente en el tiempo. Sin embargo recomendamos que para el año 2019 se tome el resguardo de generar un archivo con todos los DTE transaccionados por la escuela, esto será de utilidad no sólo para crear un archivo automático de registro de gastos, sino también para registrar de manera automática los productos y servicios adquiridos en el periodo.
  3. Tendrá que generar comprobantes de ingreso, comprobantes de gastos, informes para validar el pago de honoriarios y de remuneraciones, entre otros documentos atigentes a las caracteristicas del servicio o producto adquirido. Esto tampoco impide hacer la planilla de rendición de gastos pero si será necesario ante una eventual fiscalización.

Lo Destacado

Si su equipo técnico de rendiciones no sabe como implementar estas medidas, o si su contador no quiere hacer la rendición aunque le pague, nosotros en SoftPME estamos ofreciendo que si contrata ahora uno de nuestros planes para el año 2019 realizamos su rendición 2018.

Nota: válido hasta el viernes 21 de diciembre, cualquier duda o comentario puede realizarla directamente en el chat.

Quiero Saber Más

Quiero Contratar Ahora

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

La moderación de comentarios está activada. Su comentario podría tardar cierto tiempo en aparecer.